Void Transaksi Adalah: Pengertian, Cara, dan Syaratnya

Sebagian dari kamu, khususnya yang pernah menjadi kasir, mungkin sering mendengar istilah void transaksi, atau mungkin pernah dibuat panik karena pembeli ‘minta void’. Void transaksi adalah salah satu istilah yang sering digunakan dalam dunia bisnis, terutama dalam transaksi jual beli menggunakan mesin EDC. 

Proses ini memungkinkan penjual atau kasir untuk membatalkan transaksi yang telah dilakukan sebelum benar-benar ter-settle. Mari kita lihat lebih lanjut mengenai syarat dan cara melakukan void transaksi!

Apa Itu Void Transaksi?

Istilah void erat kaitannya dengan transaksi yang melibatkan penggunaan mesin EDC. Nah, sebelum bicara lebih lanjut tentang void transaksi, kita cari tahu terlebih dahulu: 

Apa itu mesin EDC? 

Kalau kamu ke kafe atau minimarket, kamu pasti pernah melihat mesin kecil yang sepintas terlihat seperti kalkulator. Mesin itu adalah Electronic Data Capture (EDC) yang bisa membaca kartu debit atau kredit untuk memproses pembayaran.

Cara kerja mesin EDC ini relatif sederhana, kamu cukup memasukkan kartu atau menggesekkannya ke mesin EDC. Setelah kartu terbaca mesin, pihak merchant akan mengetik jumlah pembayaran pada mesin, lalu pihak merchant akan meminta konsumen memasukkan PIN untuk konfirmasi pembayaran. 

Bahkan, sekarang banyak bank sudah menawarkan merchant untuk menggunakan mesin EDC yang bisa langsung Tap to Pay, makin canggih dan memudahkan proses transaksi di kasir. Berikut ini beberapa keuntungan menggunakan mesin EDC dalam operasional bisnismu:

• Toko menjadi cashless sehingga mengurangi transaksi dengan uang tunai. Kasir tidak perlu repot meyiapkan kembalian yang relatif menghabiskan banyak waktu. Dengan begitu, mesin EDC mempercepat proses transaksi waktu toko sedang ramai.

• Mempersingkat proses transaksi, maka pembeli akan merasa pelayanan berjalan baik hingga mereka memberi nilai positif kepada bisnismu.

• Mempermudah pengelolaan serta mencegah kecurangan dalam operasional. Menjalankan bisnis dengan transaksi cashless akan mengurangi risiko kecurangan karyawan seperti penggelapan uang karena seluruh data transaksi dilakukan dan disimpan secara elektronik.

Karakteristiknya yang memudahkan dan sangat efektif inilah yang membuat mesin EDC menjadi alat pembayaran yang populer, baik bagi pihak merchant maupun pembeli. Namun, tentu tidak semua transaksi dengan mesin EDC berjalan baik, kendala dan kesalahan mungkin terjadi sehingga ada proses void transaksi.

Transaksi void adalah proses pembatalan transaksi dengan kartu debit atau kredit yang telah dilakukan, tetapi belum ter-settle atau belum diproses oleh bank. Void transaksi biasanya dilakukan ketika pembeli atau penjual menemukan kesalahan atau diduga ada penyalahgunaan kartu debit atau kredit. 

Kesalahan yang mungkin memicu terjadinya void transaksi, misalnya kesalahan input barang atau nominal. 

Mekanisme transaksi void ini memungkinkan pembatalan transaksi yang belum final, yaitu belum ada dana yang masuk ke rekening penjual. Proses void berbeda dengan refund yang biasanya terjadi saat penjual sudah menerima uang dari pembeli sehingga penjual perlu mengembalikan dana setelah transaksi dilakukan.

Waktu refund bervariasi dan umumnya dibatasi oleh kebijakan merchant. Adapun void transaksi dilakukan segera setelah kesalahan terdeteksi dan sebelum transakasi disetujui oleh bank. Transaksi void adalah solusi cepat untuk mengoreksi kesalahan sebelum terjadi pemrosesan lebih lanjut.

Baca Juga: Yuk, Pahami Alur Transaksi Penjualan Tunai untuk Bisnismu!

Arti Void dalam Transaksi Jual Beli

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat dipahami bahwa arti void dalam dalam transaksi jual beli adalah pembatalan transaksi sebelum diproses sepenuhnya oleh bank atau sistem pembayaran. 

Maka dari itu, void dalam transaksi jual beli sangat penting untuk dipahami oleh pemilik usaha atau kasir. Dengan memahami void transaksi, kesalahan dalam proses jual beli dapat diatasi dengan cepat dan efisien. Kamu dapat menerapkan void transaksi dalam situasi berikut ini:

• Kesalahan input jumlah pembayaran.

• Pembeli membatalkan pembelian sebelum settlement dilakukan.

• Ada duplikasi transaksi.

• Ada dugaan penyalahgunaan atau penipuan dalam transaksi.

Baca Juga: Sistem Transaksi Adalah: Pengertian, Jenis, dan Contohnya

Cara Kerja Transaksi Void

Lalu, bagaimana sebetulnya cara kerja transaksi void? Ketika transaksi kartu kredit atau debit terjadi, EDC merchant akan mengirimkan informasi tersebut secara elektronik melalui jaringan kartu. 

Jika jaringan mengonfirmasi bahwa kartu valid dan bank memastikan ada cukup dana atau kredit, mesin EDC akan memberikan otorisasi transaksi. Proses ini biasanya hanya memakan waktu beberapa detik dan dikenal sebagai autentikasi dan otorisasi.

Namun, transaksi belum selesai sampai dilakukan settlement, yaitu uang diambil dari rekening konsumen dan dikirim ke rekening milik merchant. Jika ada masalah sebelum tahap ini, transaksi dapat dibatalkan atau ‘void’ dan uang tidak akan berpindah dari rekening pembeli atau konsumen.

Seperti telah disebutkan sebelumnya, transaksi dapat di-void karena berbagai alasan. Mungkin konsumen berubah pikiran dan meminta merchant untuk membatalkan transaksinya. Atau merchant melihat kesalahan dan memutuskan untuk membatalkan transaksi.

Transaksi void ini akan muncul di akun rekening pembeli sebagai transaksi tertunda dan kemudian akan menghilang dalam waktu tertentu. Status transaksi tertunda ini dapat berlangsung dari 24 jam hingga beberapa hari.

Apakah Transaksi yang Sudah Ter-settle Dapat Di-void?

Dari penjelasan di atas tentu bisa dipahami bila transaksi dibatalkan atau ‘di-void’ sebelum ada proses settlement. Tepatnya, belum ada pemindahan dana dari rekening konsumen ke rekening merchant

Namun, pertanyaan umum yang sering muncul, apakah transaksi yang sudah ter-settle dapat di-void? Jawabannya adalah tidak. 

Transaksi yang sudah ter-settle berarti telah diproses oleh bank dan tidak bisa dibatalkan dengan cara void. Bagaimana jika ada kekeliruan yang baru diketahui setelah proses settlement?

Dalam kasus seperti ini, satu-satunya solusi ialah refund. Pihak merchant mengembalikan dana kepada pembeli atau konsumen.

Baca Juga: Pencatatan Transaksi Keuangan: Pengertian hingga Contohnya

Syarat untuk Bisa Void Transaksi

Agar lebih jelas, mana transaksi yang dapat dibatalkan dengan cara void dan mana yang tidak, mari ketahui syarat untuk bisa void transaksi.

Untuk bisa void transaksi, terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi, yaitu:

• Transaksi belum ter-settle.

• Transaksi masih berada dalam periode void yang ditentukan oleh bank, biasanya void hanya bisa dilakukan di hari yang sama dengan transaksi dilakukan.

• Bukti transaksi masih tersedia dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Jika syarat-syarat di atas dipenuhi, proses void idealnya berjalan lancar dan tidak menganggu operasional bisnismu.

Cara Void Transaksi di Mesin EDC

Beberapa dari kamu mungkin bertanya juga: Jadi, bagaimana cara void transaksi di mesin EDC? 

Cara void transaksi sebetulnya berbeda-beda, tergantung merek dan model mesin EDC yang kamu gunakan. Namun, ada kesamaan prinsip dasar pada sebagian besar mesin EDC. 

Di bawah ini beberapa langkah yang dapat diikuti dan disesuaikan dengan mesin EDC yang kamu pakai.

1. Masuk ke menu transaksi: Akses menu transaksi pada mesin EDC.

2. Pilih ‘Void’: Pilih opsi void atau pembatalan transaksi.

3. Masukkan detail transaksi: Masukkan detail transaksi yang ingin di-void seperti trace number atau nomor referensi.

4. Konfirmasi void: Konfirmasi bahwa kamu ingin membatalkan transaksi tersebut. Saat proses konfirmasi, di layar EDC biasaya akan muncul nominal transaksi yang akan di-void.

5. Cetak bukti void: Jika void berhasil, faktur akan tercetak.

Pastikan semua informasi sudah sesuai sebelum kamu melakukan void transaksi. Jangan lupa juga simpan bukti void untuk referensi di kemudian hari.

Kesimpulan

Void transaksi adalah proses penting dalam mengelola keuangan bisnis dengan  efektif. Dengan memahami cara void transaksi di mesin EDC dan syarat-syarat yang diperlukan, kamu dapat mengurangi kesalahan  dan meningkatkan  kepuasan pembeli.

Ingat, Selalu lakukan void transaksi segera setelah kesalahan terdeteksi untuk menghindari komplikasi lebih lanjut.

Untuk mempermudah pengelolaan transaksi dan meminimalkan kekeliruan dalam proses transaksi, manfaatkan aplikasi POS dengan fitur kasir online lengkap seperti majoo. Yuk, coba majoo sekarang!

Sumber: 

• https://www.investopedia.com/terms/v/void-transaction.asp

• https://www.ocbc.id/id/article/2022/11/16/edc-adalah

• https://www.bca.co.id/id/informasi/Edukatips/2021/04/27/02/24/tutorial-void-pembatalan-transaksi-pada-edc