Apa Itu Warehouse Management System? Pahami di Sini!

Dalam bisnis retail barang pengelolaan stok dan transaksional barang yang memang tidak sederhana sangat dibutuhkan. Terlebih lagi, saat ini customer sudah bisa membeli barang secara online tanpa harus menunggu jam operasional offline store. Bagi kamu yang baru saja terjun ke dunia retail, yang perlu dipertimbangkan adalah menggunakan Warehouse Management System (WMS).

WMS ini sangat membantu bagian layanan pelanggan dan pergudangan untuk mengetahui persediaan barang. Sistem ini juga akan memfasilitasi semua operasional bisnismu, mulai dari pengelolaan produk sampai merampingkan proses inventarisasi dan distribusi barang sehingga menghemat fixed cost bisnis yang kamu jalankan. Yuk, ketahui secara lebih lengkap terkait Warehouse Management System pada artikel ini!

Apa Itu Warehouse Management System?

Warehouse Management System adalah sistem yang berperan penting untuk membuat operasional pergudangan bisa berjalan dengan lancar dan sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat.

WMS juga termasuk dalam sistem manajemen gudang yang memiliki peran utama di dalam supply chain. Sistem ini juga dapat mengontrol dan memantau berbagai macam proses yang terjadi di gudang, seperti pengambilan, pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan barang.

Kini, WMS sudah mengalami perkembangan yang semakin baik terkait fitur yang dibutuhkan gudang. Beberapa di antaranya, saat ini WMS sudah dilengkapi dengan barcode scanner, email, dan fitur lainnya.

WMS yang sudah dilengkapi dengan berbagai fitur tersebut diharapkan menjadikan semua prosedur di gudang dapat terkomputerisasi dan mampu menangani berbagai pengiriman serta penerimaan barang secara otomatis. Selain itu, WMS yang sudah terkomputerisasi akan mampu mengelola berbagai fasilitas penyimpanan dan juga pengelolaan stok barang di gudang.

 

Prinsip WMS

Dalam praktiknya, ada beberapa prinsip WMS yang biasa digunakan, antara lain:

First In, First Out (FIFO)

Prinsip yang pertama adalah First In First Out (FIFO). Prinsip ini dijalankan dengan mengatur barang yang masuk ke dalam gudang lebih dulu harus dikeluarkan lebih dulu juga ketika dibutuhkan.

FIFO merupakan salah satu prinsip yang paling banyak digunakan pada sistem pergudangan bisnis ritel karena dapat menghindarkan risiko expired dari sebuah barang.

Last In First Out (LIFO)

LIFO merupakan prinsip WMS yang biasanya diaplikasikan pada gudang industri yang produknya tidak bisa kedaluwarsa, seperti kain, batu bata, kayu, dan lain sebagainya. Stok barang yang terakhir masuk ke gudang akan keluar terlebih dahulu.

First Expired First Out (FEFO)

Prinsip terakhir WMS adalah menggunakan FEFO, yang kurang lebih implementasinya lebih mirip dengan FIFO. Hanya saja produk yang akan dikeluarkan terlebih dahulu adalah yang memiliki tanggal kedaluwarsa paling awal. Prinsip FEFO banyak dilakukan oleh usaha yang bergerak di bidang kuliner, obat-obatan, kecantikan dan lain sebagainya.

Jenis-Jenis Warehouse Management System

Kamu dapat memakai jenis WMS sesuai dengan kebutuhan pergudangan milikmu, seperti berikut ini.

• Enterprises Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning adalah suatu sistem yang menawarkan eksekusi serta skalabilitas supply chain yang solid. Jenis WMS ini akan menggabungkan beberapa aplikasi dengan fungsi yang beragam—baik untuk logistik, pergudangan, supply chain, akuntansi, maupun Human Resources (HR).

Walaupun ERP menyediakan fitur-fitur WMS, fitur yang ditujukan untuk manajemen pergudangan tidak termasuk ke dalam fungsi inti ERP. Karena itu, sebaiknya kamu memilih ERP yang sudah menyediakan fitur manajemen gudang, ya!

• Standalone WMS

Jenis standalone umumnya dipakai pada hardware dan jaringan untuk bisnis. Selain harganya paling ekonomis dari jenis WMS lainnya, standalone WMS juga tidak terlalu banyak fitur dan manfaat.

Penggunaan jenis standalone WMS terkadang memiliki masalah pada proses integrasinya, misalnya karyawan mendapati duplikasi entri atau akses sistem yang lambat. Karena itu, standalone WMS lebih cocok digunakan untuk bisnis skala kecil.

• Cloud-based WMS

Warehouse Management System adalah sistem pengelolaan gudang yang terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi. Perkembangan teknologi saat ini sudah sedemikian maju sehingga saat ini kita sudah bisa mendapati WMS yang cloud-based. Jenis WMS satu ini sering memakai Software-as-a-Service (SaaS) yang skalabilitas dan penerapannya lebih cepat.

Selain terjangkau dari segi harga, WMS jenis cloud-based pun sangat fleksibel dalam menghadapi skalabilitas bisnis. Kamu yang mempunyai bisnis multi-lokasi dan sistem yang kompleks, sangat disarankan untuk menggunakan jenis WMS ini. 

• Supply Chain Execution (SCE)

WMS adalah sistem yang dianggap sebagai sub kategori di bawah Supply Chain Management (SCM). Bisa dikatakan bahwa software yang berkaitan dengan SCM dapat dimanfaatkan untuk WMS karena cakupannya cukup luas.

Cara Kerja Warehouse Management System

Jika kamu tertarik menggunakan sistem WMS untuk gudang bisnismu, kamu perlu mengetahui cara kerja sistem WMS agar pengelolaan gudang semakin maksimal. Yuk, simak penjelasannya berikut ini!

Receiving

Receiving ini meliputi proses penerimaan produk untuk disimpan di dalam gudang, proses verifikasi, serta pemeriksaan jumlah barang dan kondisi barang.

Supaya proses penerimaan dapat berjalan lancar, kamu perlu melakukan pengecekan secara menyeluruh terhadap setiap barang yang masuk ke gudang sebelum dilanjutkan dengan proses penyimpanan atau pengiriman.

Proses receiving barang dalam WMS meliputi proses penginputan barang yang baru datang menggunakan input data Purchase Order (PO) yang dilakukan secara manual ataupun otomatis, sehingga akan memudahkan staf gudang dalam meng-update database barang di dalam gudang penyimpanan.

Put Away

Put away adalah proses pergudangan yang meliputi proses perpindahan barang ke lokasi penyimpanan yang sesuai dengan lokasinya. Apabila kamu gagal dalam menempatkan barang sesuai lokasi penyimpanannya, tentunya hal ini akan mengganggu jalannya aktivitas pergudangan, bukan? Staf gudang juga akan kesulitan untuk menemukan barang yang dicari, sehingga proses pelacakan dan pendataan barang tersebut akan memakan waktu yang lama. Karena itu, proses put away sangat penting agar aktivitas pergudangan dapat berjalan lebih maksimal dan efisien.

Proses put away dalam WMS dimulai dengan memindai barcode barang, yang nantinya entri ini akan berguna untuk mengetahui lokasi penyimpanan barang.

Picking

Picking merupakan proses pengambilan barang untuk memenuhi pesanan customer. Jika proses ini tidak berjalan secara optimal, tentunya proses pengiriman barang kepada customer akan terhambat dan akan berimbas pada kepuasan konsumen terhadap layanan bisnis yang kamu jalani. Adanya picking ini sangat penting dilakukan agar semua proses pengambilan barang di gudang terkontrol dengan baik oleh sistem.

Packing

Pengemasan barang adalah proses mempersiapkan barang untuk dikirim kepada customer. Proses packing ini meliputi proses pengemasan barang dan memastikan barang dikemas dengan baik, sehingga meminimalisasi kerusakan barang.

Kamu dapat mengetahui data barang secara akurat terkait berat, ukuran, dan dimensi barang dengan menggunakan sistem WMS ini. Agar barang yang dikirim aman dan tidak rusak, sistem WMS ini akan membantumu dalam mengetahui jenis serta jumlah bahan kemasan yang diperlukan saat packing.

Dispatching

Dispatching merupakan suatu aktivitas di dalam warehouse untuk menggerakkan kegiatan produksi melalui pelepasan pesanan dan instruksi yang diperlukan sesuai dengan waktu dan urutan operasi yang telah direncanakan sebelumnya. Aktivitas ini diwujudkan dalam route sheets dan jadwal pemuatan. Nantinya departemen dispatcher akan mengirimkan pesanan barang atau produk yang telah dipesan ke berbagai toko.

Return

Return merupakan salah satu proses yang paling dihindari dari alur proses pergudangan, tapi kamu harus tetap mengetahui proses return agar dapat mengantisipasinya.

Proses return ini perlu melewati berbagai tahapan tergantung dari kebijakan perusahaan. Namun, semakin meningkatnya permintaan pelanggan, proses return bisa menjadi semakin rumit, lho!

Dalam proses ini, kamu harus memastikan bahwa produk yang dikembalikan oleh konsumen dapat terlacak oleh sistem—termasuk history pemesanan dan alasan barang tersebut dikembalikan oleh konsumen.

Baca Juga: Apa Itu Helper Gudang? Ketahui Pengertian, Tugas, & Gajinya 

Apa Manfaat Menggunakan Warehouse Management System?

Penggunaan WMS untuk bisnis milikmu tentunya ada banyak keuntungan. Selain untuk optimalisasi proses penataan gudang, masih ada beberapa manfaat lain yang bisa kamu peroleh, antara lain:

1. Membantu Handling Proses Pergudangan dengan Cepat

WMS dapat membantumu dalam meningkatkan kecepatan proses pergudangan, sehingga sangat menghemat waktu. Pengoperasian WMS pada PC atau gadget lainnya juga sangat mudah sehingga semua transaksi dan pengelolaan barang masuk dan keluar gudang bisa dilakukan secara cepat.

2. Mudah Mengatur Lokasi Penyimpanan Barang

Apakah kamu selama ini kesulitan dalam mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal? Nah, dengan menggunakan WMS, kamu dapat mudah mengatur sistem penyimpanan dengan membuat lokasi penyimpanan barang tersebut di dalam sistem WMS. Kamu juga bisa mengaplikasikan perhitungan persediaan akhir dengan metode First In, First Out (FIFO).

3. Meningkatkan Pelayanan kepada Pelanggan

Pada point satu di atas telah dijelaskan sebelumnya bahwa cara kerja WMS menggunakan sistem picking. Adanya picking pada WMS inilah yang membuat pelanggan puas karena proses pengambilan dan pengiriman barang bisa dikontrol oleh sistem.

4. Mengurangi Pengeluaran Perusahaan

Dengan menerapkan sistem manajemen gudang secara digital, biaya yang harus dikeluarkan perusahaan menjadi lebih sedikit karena sistem WMS yang telah dibuat secara rapi dan terstruktur.

5. Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi

Penggunaan WMS dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan. Jadi karyawan bisa menghemat waktu karena semua informasi terkait produk sudah tersimpan di sistem dan staf pun tidak membutuhkan banyak waktu dalam mencari produk yang dibutuhkan customer.

Fungsi Warehouse Management System

Sebenarnya, apa saja, sih, fungsi dari Warehouse Management System (WMS)? Yuk, simak berikut ini!

Organisasi Gudang

Dengan memasukkan ukuran gudang dan informasi inventaris (seperti ukuran palet, ukuran objek, dan penggunaan produk), WMS dapat menghasilkan diagram gudang yang akan membantu bisnis mengoptimalkan penyimpanan inventaris dengan memanfaatkan ruang yang tersedia sebaik mungkin.

Mengelola Inventaris Gudang

WMS dapat mengumpulkan informasi melalui perangkat seluler dan mesin untuk mencatat pergerakan inventaris yang berada di seluruh gudang. Perangkat WMS juga dapat memindai barang yang pertama kali masuk ke gudang, diambil, dikemas, serta dikirim kepada konsumen.

Optimalisasi Jadwal Harian

Warehouse Management System dapat menyusun rencana harian dengan menjadwalkan jumlah staf yang tepat dan memperkirakan biaya tenaga kerja tersebut. Sistem ini juga dapat terhubung ke penyedia transportasi untuk menjadwalkan waktu dan lokasi pengiriman dan penerimaan barang.

Pemenuhan Pesanan

WMS dapat memfasilitasi pemenuhan pesanan konsumen dengan cepat dan akurat. Untuk memenuhi pesanan setiap harinya, tim pengiriman dapat menggunakan daftar packing yang sangat detail untuk mengetahui barang yang dibutuhkan dan lokasinya.

Pemantauan dan Report

WMS dapat memantau dan melaporkan SOP gudang telah berjalan dengan lancar dan tanpa masalah. Apabila terdapat suatu masalah, perusahaan dapat menganalisis data tersebut untuk mengkaji ulang beberapa hal, antara lain kinerja gudang, sistem, sudah sesuai dengan tujuan atau belum, dan melacak kemajuan sistem pergudangan dari waktu ke waktu.

Warehouse Management System harus bersifat intuitif dan mudah dipelajari sehingga mendapatkan informasi secara real-time pada setiap aspek operasi gudang. Selain itu, WMS cukup fleksibel untuk membantu bisnismu berkembang dan beradaptasi dengan perubahan kondisi pasar, serta mudah diintegrasikan dengan aplikasi bisnis lainnya.

Baca Juga: Dead Stock adalah ? Kenali Penyebab dan Cara Mengatasinya!

Contoh Warehouse Management System (WMS) ini melibatkan pengoptimalan penggunaan ruang gudang untuk memaksimalkan penyimpanan inventaris, membuat inventaris mudah ditemukan oleh staf gudang, memenuhi pesanan secara efisien, serta dapat mengoordinasikan komunikasi dengan pemasok dan perusahaan transportasi agar bahan baku tiba dan pesanan dikirimkan tepat waktu.

Kesimpulan

Warehouse Management System adalah sistem yang sangat krusial bagi kamu yang memiliki bisnis yang bergerak di bidang ritel. Sistem WPS dibutuhkan untuk mendukung manajemen gudang yang semakin baik, Misalnya perihal pengiriman barang yang efisien dan tepat waktu sehingga sangat berpengaruh pada konsumen.

Apabila kamu memiliki bisnis UMKM dan ingin persediaan stok masuk dan keluarmu aman, kamu dapat menggunakan aplikasi majoo yang memiliki fitur inventory. Fitur multi kasir, multi cabang, dan multi gudang yang dilengkapi dengan navigasi berbeda untuk setiap jenis bisnis sehingga bisa mencatat semua jenis order, operasional meja (gabung pisah pindah), pencatatan alur jasa (barang diterima diproses selesai dan diambil), serta bisa mencatat komisi karyawan.

Kepraktisan fitur yang ditawarkan aplikasi majoo akan membantu segala operasional bisnis yang kamu jalani. Kamu juga bisa melihat banyak feedback para majoopreneurs yang menggunakan aplikasi ini di sini. So, tinggalkan cara lama dan mulai dengan #langkahmajoo mu!