Bill of Lading adalah: Pengertian Sampai Fungsinya

Bill of lading adalah sejenis dokumen yang akan cukup sering kamu temui saat berurusan dengan pengiriman barang. Bukan hanya digunakan untuk kepentingan perdagangan skala internasional, fungsi bill of lading juga ada pada kegiatan pengiriman dalam skala domestik atau dalam negeri. 

Jika melihat dari fungsinya, bill of lading adalah dokumen atau berkas yang sangat penting dalam kegiatan perdagangan yang memanfaatkan jasa pengiriman, khususnya jalur laut.

Lantas, apa saja fungsi bill of lading dan ada berapa jenis-jenis bill of lading yang biasanya digunakan dalam kontrak pengiriman dan pengangkutan barang?

Baca juga: Ketahui Definisi, Fungsi, dan Contoh Surat Jalan Barang

Pengertian Bill of Lading

Sebenarnya apa sih pengertian bill of lading? Bill of lading adalah dokumen dalam bentuk surat kontrak perjanjian yang dibuat oleh pihak maskapai pelayaran dan ditandatangani oleh pihak pengirim atau pihak perusahaan jasa forwarding, bila pengirim memang menggunakan jasa freight forwarding. 

Dokumen inilah yang nantinya berfungsi sebagai berkas penting untuk mengangkut serta mengirimkan barang. Secara umum, bisa dipastikan bahwa bill of lading berisikan kontrak yang melibatkan pihak shipper atau pengirim dengan pihak consignee atau penerima beserta kargo pengangkut barang itu sendiri. 

Dengan kata lain, di dalamnya ada informasi yang menyatakan bahwa pihak maskapai pelayaran sudah menerima barang dari pihak shipper yang selanjutnya akan dikirim ke pelabuhan tujuan sesuai dengan isi dari surat itu sendiri.

Bill of lading (B/L) digunakan untuk memastikan muatan barang yang dikirim oleh pihak shipper benar-benar diangkut ke atas kapal sampai ke negara tujuan. Seperti tadi sudah disebutkan, bill of lading tidak hanya bisa digunakan dalam kegiatan perdagangan internasional atau impor-ekspor, namun juga bisa untuk pengiriman dalam negeri atau domestik. 

Sederhananya, bill of lading adalah surat yang diberi tanggal, dengan keterangan berisi bahwa pengangkut telah menerima barang-barang tertentu, dengan tujuan agar barang segera dikirimkan ke tempat yang ditunjuk, dan menyerahkannya kepada orang yang ditunjuk. Disertakan pula beberapa persyaratan perjanjian mengenai proses penyerahan barang. 

Beberapa dokumen yang memiliki fungsi dan tujuan yang sama dengan bill of lading adalah Airway bill dan Railway Consignment Note. Air Waybill biasanya digunakan untuk pengangkutan barang melalui udara, sedangkan Railway Consignment Note lebih sering digunakan dalam proses pengangkutan barang dengan menggunakan kereta api, dan lain sebagainya.

Baca juga: Ekspor Adalah: Pengertian, Manfaat, Tujuan, dan Contohnya

Elemen Dasar dari Bill of Lading

Bill of lading adalah dokumen yang menjelaskan persyaratan pengiriman barang. Ini berisi informasi penting tentang kargo, seperti nama, alamat pengirim, nama dan alamat penerima, serta tanggal dan waktu pengiriman. Bill of lading juga berisi informasi rincian tentang kargo, seperti berat, dimensi, dan kondisinya.

Jadi, ada beberapa elemen atau data di dalam bill of lading, seperti:

• Nama dan alamat jelas pengirim
• Nama dan alamat penerima
• Nama kapal pengirim
• Deskripsi lengkap mengenai muatan (jenis barang, kualitas, berat, volume, dimensi)
• Lokasi barang dimuat (load)
• Nama pelabuhan bongkar
• Number of B/L
• Terms of shipment
• Rincian freight
• Metode pembayaran

Penggunaan bill of lading melibatkan berbagai pihak, yaitu:

1. Shipper atau pihak yang bertindak sebagai beneficiary.
2. Consignee atau pihak yang diberitahukan tentang tibanya barang-barang.
3. Notify party atau pihak yang ditetapkan dalam Letter of Credit (L/C)
4. Carrier atau pihak pengangkutan atau perusahaan pelayaran.

Selain itu, biasanya proses pengiriman barang tersebut membutuhkan pihak ketiga yang berfungsi sebagai intermediary yang akan sangat membantu dalam pengiriman lintas negara atau kota, seperti, freight forwarder, stevedore, dan custom broker. Meskipun biasanya pihak ketiga tersebut tidak terlibat secara langsung dalam kontrak pengiriman (contract of carriage) barang. 

Adanya pihak forwarder inilah yang nantinya akan menjadikan adanya dua dokumen dalam pengiriman, yaitu House Bill of Lading dan Master Bill of Lading. House Bill of Lading adalah dokumen yang akan diberikan oleh pihak forwarder kepada pihak pengirim barang. 

Sedangkan, Master Bill of Lading adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan pelayaran dan akan diberikan kepada pihak forwarder sebagai bukti barang sudah diterima dalam kondisi baik dan siap untuk dikirimkan ke alamat tujuan. 

Cara Membuat Bill of Lading

Bill of lading adalah dokumen hukum yang menunjukkan barang apa yang dikirim dan kapan. Ini dapat digunakan sebagai bukti pengiriman jika terjadi perselisihan. Bill of lading dibuat ketika pengirim mengirim barang ke penerima. Bill of lading harus mencakup informasi berikut: nama pengirim, nama penerima, tanggal, tempat, dan deskripsi barang.

Fungsi Bill of Lading

Terdapat tiga fungsi bill of lading yang paling utama, yaitu:

Sebagai Tanda Terima Barang Atau Muatan

Fungsi bill of lading yang pertama adalah sebagai tanda terima yang menyatakan bahwa berbagai barang yang dikirim sudah dimuat di atas kapal. Jadi, barang yang dikirim oleh pihak pengirim sudah selesai diangkut, berada di dalam kapal, dan sudah meninggalkan pelabuhan asal.

Sebagai Dokumen Kepemilikan

Fungsi kedua dari bill of lading adalah sebagai dokumen kepemilikan suatu barang, yang pemegangnya disebutkan di dalam dokumen. Dengan adanya dokumen ini, pihak penerima barang bisa mengakui bahwa dirinyalah pemilik barang tersebut dengan cara menunjukkan identitas dirinya kepada petugas.

Sebagai Kontrak Pengangkutan

Bill of lading juga berfungsi sebagai kontrak pengangkutan barang dari pihak pengirim dan pihak pengangkut. Umumnya, di dalam dokumen terdapat pernyataan bahwa barang yang akan diangkut di atas kapal tersebut sampai hingga alamat tujuan.

Baca juga: Importir adalah: Pengertian, Contoh, Perbedaan

Contoh Bill of Lading

Berikut salah satu contoh bill of lading yang digunakan dalam proses pengiriman barang dengan metode pembayaran COD (Cash on Delivery).

(Sumber: templatelab.com)

Jenis-Jenis Bill of Lading

Ternyata, dalam penggunaannya, tidak hanya ada satu jenis bill of lading. Jenis-jenis bill of lading bisa digolongkan menjadi menjadi lima, yaitu:

Shipped Bill of Lading

Dokumen ini menunjukkan bahwa barang sudah dimuat di atas kapal. Shipped bill of lading ini biasanya tidak ditandatangani, namun nantinya akan diberikan pada pihak pengirim.

Received for Shipment Bill of Lading

Jenis dokumen ini digunakan oleh pihak maskapai pelayaran atau perusahaan saat barang dari pihak pengirim sudah berada di gudang pelayaran atau berada di tempat pengawasan ICD (inland container depot).

Through Bill of Lading

Jenis-jenis bill of lading yang satu ini digunakan untuk muatan transshipment atau pindah kapal. Jadi, pihak pengangkut pertama akan bertanggung jawab untuk pengangkutan melalui pengangkutan kedua atau melalui perwakilannya.

Combined Transport Bill of Lading

Dokumen ini digunakan untuk menangani pengangkutan barang yang menggunakan lebih dari satu jenis angkutan. Biasanya akan disebutkan jenis transportasi yang digunakan untuk mengambil barang di tempat pelabuhan dan membawa barang tersebut hingga tempat tujuan.

Groupage Bill of Lading

Jenis dokumen ini digunakan oleh pihak forwarder dengan cara mengumpulkan beberapa jenis barang dari beberapa shipper, dan selanjutnya mengirimkan beberapa barang tersebut menjadi satu. Dokumen akan diberikan dengan barang dikirim menggunakan metode Less than Container. 

Perusahaan pelayaran atau pengangkut memberikan dokumen ini pada perusahaan forwarding. Perusahaan forwarding kemudian akan memberikan dokumen tersebut pada setiap pengiriman barang yang sudah menggunakan jasa pengirimannya.

Selain itu, bila dilihat dari sifat dokumen yang dikeluarkan, jenis-jenis bill of lading bisa dikategorikan menjadi dua, yaitu: 

1. Negotiable (dapat diperjualbelikan), yang merupakan dokumen negotiable (dapat diperjualbelikan) dan legal dokumen yang direpresentasikan sebagai kepemilikan barang.
2. Non-Negotiable (tidak dapat diperjualbelikan), yang merupakan bentuk salinan (copies) dari dokumen asli, dan tidak mempunyai kekuatan atas kepemilikan barang sehingga tidak dapat diperjualbelikan.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan singkat mengenai bill of lading. Jadi, pengertian bill of lading adalah dokumen dalam bentuk surat kontrak perjanjian yang dibuat oleh pihak maskapai pelayaran dan ditandatangani oleh pihak pengirim atau pihak perusahaan jasa forwarding, bila pengirim memang menggunakan jasa freight forwarding. 

Bisa juga didefinisikan bahwa bill of lading adalah surat perjanjian pengangkutan barang yang melibatkan pihak pengirim, pihak pengangkut, dan pihak penerima di dalam dokumen tersebut. 

Pengiriman barang, khususnya skala internasional, pastinya membutuhkan dana yang tidak sedikit, karena biaya kirim biasanya juga disertai dengan garansi, dan biaya-biaya lainnya. Jika ternyata pihak pengirim maupun penerima merupakan pemilik bisnis yang tidak rajin melakukan pencatatan transaksinya, bisa dipastikan kondisi keuangan perusahaannya akan menurun cepat atau lambat.

Agar proses pengiriman barang bisa berjalan dengan lancar, salah satu hal yang harus dipastikan terlebih dulu adalah kondisi keuangan perusahaan, baik pihak pengirim maupun penerima. Pengelolaan dana yang baik diperlukan agar bisa mendukung kegiatan pengiriman barang tersebut.

Sebagai pemilik bisnis, kamu pasti sudah tahu apa yang perlu dilakukan agar kamu bisa mengontrol dan mengelola keuangan bisnismu dengan baik. Ya, caranya adalah dengan memastikan bahwa semua transaksi yang terjadi dicatat dengan baik, tanpa ada yang terlewat.

Dengan begitu, proses penyusunan dan pembuatan laporan arus kas keuangan perusahaan yang nantinya akan dipindahkan ke dalam laporan keuangan pun bisa dilakukan dengan lebih mudah dan efisien. Laporan keuangan yang rapi akan menjadi sumber akurat dalam tahap evaluasi bisnis untuk pengambilan keputusan perusahaan. 

Untuk membantu kamu dan memudahkan perusahaan dalam melakukan kegiatan pencatatan keuangan serta tentunya mengelola keuangan dengan baik, saat ini sudah ada aplikasi keuangan dari majoo. Selain itu, majoo juga menyediakan berbagai fitur bisnis lainnya secara lengkap. Percayalah, proses pengembangan bisnismu dengan berbagai bentuk pengiriman produk ke luar negeri atau kota akan menjadi lebih mudah, bila pencatatan keuangannya kamu percayakan pada majoo! Ingin bisnis maju, ya pakai majoo!