Manajemen SDM: Pengertian, Tujuan, dan Fungsi

Ada ‘penyakit umum’ dari UMKM yang kerap membuat pelaku usaha terjun bebas menuju lembang kegagalan. Apakah itu? Ya, manajemen sumber daya manusia yang buruk.

Sebagus apa pun produknya dan sehebat apa pun pelayanan yang diberikan oleh UMKM, jika tak ada pengelolaan manusia yang ada di dalamnya, bisa dipastikan atmosfernya akan sarat konflik dan bisnis berjalan dengan terseret-seret.

Padahal, peran Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) sangat krusial dalam fungsinya menjadi penopang perekonomian negara.

Data Otoritas Jasa Keuangan (OJK) pada Agustus 2020 menyebutkan bahwa UMKM 57,14 persen atau setara Rp7.034,1 triliun dari PDB Indonesia.

Jumlah itu disumbangkan oleh 65,5 juta pelaku UMKM yang menyerap sekitar 96,92 persen dari total tenaga kerja. Fantastis, bukan?

Oleh karena itu, para pelaku UMKM harus mampu bersaing dengan memberikan kualitas produk maupun sumber daya manusianya (SDM).

Jika bisnismu tak ingin gulung tikar, mempelajari mengenai konsep dasar manajemen SDM menjadi sangat perlu. Simak bahasan lengkapnya di artikel ini, ya.

Baca Juga: Struktur Organisasi Perusahaan dan Tugasnya 

Pengertian Manajemen SDM

Membahas mengenai manajemen SDM berarti mengkaji tentang dua hal: manajemen yang berarti pengelolaan dan sumber daya manusia yang berarti manusia yang melakukan aktivitas.

Chris Rowley (2003) dalam tulisannya “Human Resources: The Management of People” menyebutkan bahwa SDM adalah setiap individu yang bekerja di perusahaan yang dikelola untuk mencapai tujuan organisasi.

Agar mencapai tujuan bisnis, maka SDM yang ada harus dikelola. Kondisi inilah yang kemudian melahirkan ilmu manajemen SDM.

Adapun beberapa pengertian manajemen sumber daya manusia menurut para ahli adalah:

Noe, dkk. dalam Human Resource Management (2010)

Manajemen SDM adalah suatu kebijakan, praktik, dan sistem yang memengaruhi perilaku, sikap dan kinerja karyawan.

Simamora, H. dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (2004)

Manajemen SDM adalah pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa, dan pengelolaan individu anggota organisasi atau kelompok karyawan.

Mutiara Panggabean dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (2004)

Manajemen SDM adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan. Serta pengendalian kegiatan yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, evaluasi pekerjaan, pengadaan, pengembangan, kompensasi, promosi, dan pemutusan hubungan kerja guna mencapai tujuan yang ditetapkan.

Rowley dalam Human Resources: The Management of People (2003)

Manajemen SDM adalah kegiatan yang meliputi: pengelolaan orang, seperti menyusun persyaratan dan perencanaan staf, perekrutan dan seleksi karyawan; pengembangan, seperti menyelenggarakan pelatihan dan menyiapkan sistem penilaian; memberi kompensasi seperti menetapkan sistem gaji dan kompensasi non-finansial, dan mengelola hubungan, misalnya yang berhubungan dengan aturan dan keluhan.

Dari berbagai definisi tersebut, apakah kamu sudah mendapat gambaran lebih jelas mengenai manajemen SDM?

Baca Juga: Pengertian, Jenis, dan Tugas Karyawan

Konsep Dasar Manajemen SDM

Dalam satu unit bisnis, sekecil apa pun pasti terdiri atas beberapa ‘kepala’. Walaupun semuanya berjalan ke arah tujuan yang sama, namun diperlukan pengaturan agar semua potensi di tiap anggotanya menjadi optimal.

Menyadari perlunya pengelolaan, maka dibuatlah konsep dasar manajemen SDM. Konsep ini menjadi landasan untuk setiap pengaturan SDM di sebuah organisasi/perusahaan agar tujuan utama bisnis tercapai.

Terdapat empat konsep dasar yang menjadi kebijakan utama manajemen SDM, yaitu:

• Employee Influence. Selain harus melaksanakan kewajibannya, karyawan memiliki hak untuk memberikan masukan, saran, bahkan kritik agar perusahaan lebih baik. Aspirasi karyawan harus dipertimbangkan dalam setiap kebijakan manajemen SDM.
• Human Resource Flow. Agar tujuan bisnis tercapai, maka manajemen SDM harus dibuat dalam mekanisme yang berbentuk alur SDM yang mencakup: perencanaan SDM, rekrutmen serta seleksi karyawan, perumusan analisis jabatan, dan seterusnya.
• Rewards Systems. Sistem penghargaan berguna untuk memotivasi kinerja para karyawan dalam memberi hasil kerja yang maksimal dan optimal, misalnya: bonus, insentif, hingga penghargaan kinerja bulanan.
• Work Systems. Sistem kerja dalam manajemen SDM harus mampu mengatur cara produksi barang atau jasa tersebut diproduksi. Ini perlu diatur karena operasional sistem kerja melibatkan faktor manusia dan mesin.

Fungsi Manajemen SDM

Menurut Mutiara Panggabean (2004) dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (2004) terdapat 6 fungsi manajemen SDM yaitu: pengadaan tenaga kerja, pengembangan karyawan, pengembangan karier, penilaian prestasi kerja, kompensasi, serta keselamatan dan kesehatan kerja.

1. Pengadaan Tenaga Kerja

Hasibuan (2004) dalam Manajemen Sumber Daya Manusia menyebutkan bahwa pengadaan tenaga kerja adalah proses rekrutmen, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan perusahaan.

Fungsi manajemen SDM ini merupakan agen kontrol atas kebutuhan perusahaan terhadap karyawan. Kebutuhan ini harus selaras dengan rencana perusahaan. Agar pada akhirnya target perusahaan tercapai.

Pengadaan tenaga kerja ini meliputi kegiatan:

• Memperkirakan kebutuhan SDM dalam perusahaan dari tahun ke tahun.
• Menyelenggarakan proses rekrutmen.
• Menyeleksi kompetensi SDM sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Menempatkan SDM yang sudah direkrut di posisi yang paling sesuai.

2. Pengembangan Karyawan

Pengembangan karyawan menurut Hariandja (2007) pada bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah usaha yang terencana dan terorganisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, kemampuan teknis, teoretis, konseptual, dan moral karyawan terhadap pekerjaan.

Metode

Pengembangan karyawan dalam perusahaan bisa dilakukan secara:

• Metode on the job (di tempat kerja), seperti: rotasi jabatan (job rotation), latihan instruksi pekerjaan (job instruction learning), magang (apprenticeship), bimbingan dan pengarahan (coaching), serta penugasan sementara.
• Metode off the job (di luar pekerjaan), seperti: simulasi dan presentasi informasi.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Resign yang Bisa Dijadikan Referensi

Tujuan Pengembangan Karyawan

Kedua metode pengembangan karyawan tersebut dilakukan tujuan ini:

1. Meningkatkan kinerja. Khususnya untuk karyawan yang kinerjanya butuh ditingkatkan dengan cara menambah kecakapan dirinya melalui ragam program pelatihan.
2. Memperbarui keterampilan. Pengembangan karyawan diperlukan utamanya dalam kondisi yang berubah dengan cepat. Misalnya masuknya teknologi baru maka kemampuan karyawan perlu diakselerasi.
3. Menghindari keusangan manajerial. Regenerasi sumber daya manusia adalah hasil dari pengembangan karyawan mencegah kondisi stagnan. Selain itu perusahaan menjadi lebih adaptif terhadap perubahan.
4. Memecahkan permasalahan perusahaan. Pelatihan dan pengembangan membuat karyawan menjadi lebih terampil saat mengatasi konflik yang terjadi.
5. Mempersiapkan diri untuk promosi. Karyawan dapat memperoleh keterampilan yang diperlukan untuk promosi ke jabatan yang lebih tinggi.
6. Memenuhi kebutuhan kepuasan pribadi. Memberikan tantangan baru yang bisa dicapai oleh karyawan. Pemenuhan tantangan ini menjadi kepuasan dalam pekerjaan.

Prinsip Pengembangan Karyawan

Menurut Soeprihanto (2005) dalam bukunya Penilaian Kinerja dan Pengembangan Karyawan, terdapat beberapa prinsip agar pengembangan karyawan bisa dilakukan dengan baik dan hasilnya optimal.

• Adanya dorongan motivasi dari trainer.
• Dibuatkan laporan kemajuan (program report).
• Rutin diberikan penguatan (reinforcement).
• Adanya partisipasi aktif dari trainer (active participation).
• Program latihan dilakukan setahap demi setahap (participle of training).
• Program latihan secara bijak mempertimbangkan perbedaan dan keunikan individu karyawan (individual different).
• Menyeleksi trainer yang mumpuni dalam bidangnya.
• Metode pelatihan disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan karyawan serta perusahaan.

3. Pengembangan Karier

Pengembangan karier adalah aktivitas perusahaan yang membantu para karyawan dalam merencanakan karier masa depannya di dalam perusahaan.

Hal ini ditujukan agar perusahaan dan karyawan yang bersangkutan dapat mengembangkan diri secara maksimal.

Metode

Pengembangan karier dalam manajemen SDM bisa dilakukan secara:

• Mutasi: karyawan dipindahkan ke lokasi yang lebih menantang dari sebelumnya atau dipindahkan ke divisi lain yang lebih sesuai dengan perkembangan kariernya.

Dilakukan dengan mengacu pada aturan Pasal 32 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

• Promosi: kenaikan jabatan ke level yang lebih tinggi, bentuk apresiasi manajemen atas kinerja, masa kerja, dan juga loyalitas karyawan. Biasanya diiringi oleh adanya mutasi kerja.

Umum terjadi ketika perusahaan membuka kantor cabang baru dan karyawan tersebut diminta untuk mengisi jabatan yang dibutuhkan.

Baca Juga: 7 Aplikasi Absensi Karyawan Online Beserta Manfaatnya

Tujuan Pengembangan Karier

Menurut Fubrin (2007) dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia, pengembangan karier dilakukan dengan tujuan berikut ini:

1. Membantu tercapainya tujuan karyawan dan perusahaan.
2. Menunjukan kemampuan perusahaan dalam meningkatkan kesejahteraan karyawan.
3. Membantu karyawan menyadari kemampuan potensi mereka.
4. Memperkuat hubungan antara karyawan dan perusahaan.
5. Menciptakan ekosistem kerja yang positif agar karyawan bermental lebih sehat.
6. Memperkuat pelaksanaan program perusahaan demi tercapainya tujuan.
7. Mengurangi turnover dan biaya yang menyertainya.
8. Menghindari kejenuhan karyawan akan pekerjaannya.
9. Mengintegrasikan perencanaan kerja tiap karyawan dalam divisi.
10. Menyiapkan regenerasi yang baik yang diharapkan berkesinambungan dalam jangka panjang.

4. Penilaian Prestasi Kerja

Prestasi kerja adalah hasil dari pengorbanan jasa, fisik, dan pikiran seorang karyawan untuk menghasilkan barang barang atau jasa-jasa dengan memperoleh imbalan prestasi tertentu.

Dengan kata lain, prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai oleh karyawan setelah melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.

Fungsi manajemen SDM ini adalah agar perusahaan mengetahui tingkat kinerja karyawan dibandingkan karyawan lainnya dengan berpatokan pada standar yang telah ditetapkan.

Metode Penilaian Prestasi Kerja

Penilaian prestasi kerja dalam manajemen SDM dilakukan dengan mengamati beberapa kualifikasi berikut ini pada setiap karyawan:

• hasil kerja;
• pengetahuan pekerjaan;
• inisiatif;
• kecakapan mental;
• sikap; serta
• disiplin waktu dan absensi.

Tujuan Penilaian Prestasi Kerja

Menurut Hasibuan (2004) ada beberapa hal yang menjadi tujuan diadakannya penilaian prestasi kerja, yaitu:

1. Umpan balik demi perbaikan prestasi kerja karyawan.
2. Dasar penyesuaian atas kompensasi yang akan diterima karyawan.
3. Menjadi dasar perencanaan dan pengembangan karier karyawan oleh perusahaan.
4. Acuan yang akurat demi pengambilan keputusan perusahaan yang adil tanpa diskriminasi dan penilaian subyektif.

5. Kompensasi

Dessler (2006) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia menyatakan bahwa kompensasi adalah semua bentuk pembayaran atau hadiah yang diberikan kepada karyawan akibat dari selesainya pekerjaan mereka.

Baca Juga: 6 Bentuk Apresiasi pada Kinerja SDM yang Bisa Kamu Berikan

Jenis Kompensasi

Kompensasi adalah keseluruhan balas jasa yang diterima karyawan karena pekerjaannya, baik dalam bentuk uang atau lainnya. Kompensasi dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

• Kompensasi finansial, seperti: gaji, bonus, komisi, asuransi dan/atau cuti.
• Kompensasi nonfinansial, seperti: pujian, kerabat kerja yang menyenangkan serta lingkungan kerja yang nyaman.

Metode Pembayaran Kompensasi Finansial

Terdapat dua cara pembayaran kompensasi yang dilakukan perusahaan kepada karyawan, yaitu:

• Pembayaran langsung, yang berupa: upah, gaji, insentif, komisi dan bonus.
• Pembayaran tidak langsung, yang berupa: tunjangan-tunjangan keuangan seperti asuransi.

6. Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Berdasarkan Undang-Undang No. 1 Tahun 1970, ruang lingkup keselamatan kerja ada pada aktivitas yang berhubungan dengan mesin, landasan tempat kerja, dan lingkungan kerja.

Pengaturan dalam manajemen SDM juga harus mengatur dengan baik cara mencegah terjadinya kecelakaan dan penyakit akibat kerja. 

Hal tersebut dilakukan dengan cara memberikan perlindungan sumber-sumber produksi agar dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Sedangkan kesehatan kerja adalah pengembangan prinsip dan praktik dari kedokteran kerja. Fungsi ini menggabungkan kegiatan-kegiatan yang bersifat mencegah karyawan sakit atau membangun kebiasaan sehat dari seluruh karyawan.

Metode Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Terdapat dua cara untuk memastikan keselamatan dan kesehatan kerja dalam ruang lingkup manajemen SDM, yaitu:

• Usaha preventif (mencegah). Menerapkan prosedur dan sistem agar semua SDM bisa terhindar dari penyakit dan kecelakaan ketika bekerja.
• Usaha represif (kuratif). Mengatur SOP yang baik untuk mengatasi jika terjadinya karyawan sakit atau kecelakaan yang dialami oleh karyawan.

Tujuan Manajemen SDM

Berdasarkan paparan Ivancevich dan Konopaske (2013) dalam bukunya Human Resource Management, berikut ini adalah tujuan diterapkannya manajemen SDM:

• Membantu organisasi untuk mencapai tujuannya.
• Mengoptimalkan keterampilan dan kemampuan karyawan secara efisien
• Memastikan perusahaan memiliki karyawan yang terlatih dan termotivasi dengan sangat baik.
• Meningkatkan kepuasan kerja dan aktualisasi diri karyawan secara menyeluruh.
• Mengembangkan kesejahteraan hidup tiap anggota dari perusahaan.
• Menjadi ‘jembatan’ penghubung antara kebijakan perusahaan dan aspirasi karyawan.
• Mengelola perubahan eksternal maupun internal perusahaan dengan baik agar manfaatnya dirasakan oleh karyawan, perusahaan, dan masyarakat.
• Membantu proses persiapan regenerasi karyawan agar sesuai dengan pemetaan SDM yang makin mendekatkan perusahaan pada tujuan bersama.

Baca Juga: Melakukan Manajemen Sumber Daya Manusia secara Efektif

Alasan UMKM Butuh Manajemen SDM Yang Baik

Tak perlu ciut membaca penjabaran mengenai manajemen SDM di skala perusahaan besar. Manajemen SDM tetap diperlukan dan bisa dijalankan sedari bisnis masih berkembang.

Berikut adalah alasan kuat di balik diperlukannya manajemen SDM skala UMKM, yakni:

• Karyawan yang baik adalah investasi yang sangat berguna. Tentu kamu setuju kalau karyawan yang baik susah didapatkan, bukan? Oleh karena itu, jika kamu memilikinya dalam bisnis yang sedang digeluti, maka beri perhatian yang optimal.

  Ingat, SDM yang merasa puas dan sejahtera berbanding lurus dengan keuntungan yang bisa mereka hasilkan. Dalam hal ini, diperlukan mental win-win solution. Karyawan senang, bisnis berkembang.

• Loyalitas adalah kunci. Pelaku UMKM memiliki SDM yang belum banyak. Ini artinya, segala aktivitas bisnis bergantung pada karyawan yang bekerja pada kita. Maka dari itu, loyalitas sangat dibutuhkan.

  Bisa dibayangkan, karyawan andalan kita tiba-tiba memilih keluar hanya karena manajemen SDM yang buruk. Wah, bisnismu bisa berantakan, kan?

• Menumbuhkan rasa percaya. Manajemen SDM yang diolah dengan baik dan bijaksana melahirkan rasa percaya antara karyawan dan pemilik usaha.

  Hubungan yang baik ini mutlak diperlukan UMKM karena tak banyak karyawan yang mau ‘berjuang dari bawah’ dan membersamai bisnismu.

Dari poin-poin di atas jelas bahwa pengelolaan SDM atau manajemen SDM menjadi penting bagi UMKM. Pengaturan yang baik membuat karyawan merasa diakui, dibutuhkan, diapresiasi, dan merasa berada di tempat yang cocok.

Cocok dalam arti yakin tempat mereka bekerja akan memfasilitasi dirinya untuk bertumbuh, baik secara pribadi maupun profesional.

Bagaimana UMKM yang Karyawannya Baru Sedikit Memulainya?

Langkah sederhana yang mulai bisa dilakukan oleh UMKM yang baru memiliki sedikit SDM dalam bisnisnya:

1. Ciptakan hubungan baik. Survei membuktikan bahwa karyawan yang senang akan lebih banyak menghasilkan cuan. Luangkan waktu untuk berbincang santai dengan karyawan. Hargai pendapatnya. Dengarkan keluhannya dan berikan solusi yang baik. Puji prestasinya.
2. Buat program penyejahteraan karyawan. Bisa dengan memberi jaminan kesehatan dan juga asuransi keselamatan kerja. Bonus kinerja yang menarik atau jadwal melakukan liburan bersama setiap target tercapai.
3. Amati dan terjun langsung. Saat bisnis masih kecil, ini adalah momen berharga untuk pemilik usaha agar terlibat aktif di dalamnya. Ketika karyawan melihat kamu tahu benar yang sedang mereka kerjakan, maka mereka akan percaya tiap keputusan yang diambil mempertimbangkan kondisi mereka juga.

Langkah Awal Manajemen SDM Bagi UMKM

Tak perlu menunggu besar, manajemen SDM bisa mulai dilakukan dengan profesional sejak bisnismu masih kecil.

Kami coba rangkumkan untuk kamu, langkah awal yang bisa dilakukan saat ingin memulai manajemen SDM di perusahaan yang kamu rintis.

1. Menetapkan Founding Team

Founding team adalah sekumpulan orang dengan kemampuan dan potensi berbeda yang saling melengkapi dan menjadi tim inti untuk bersama-sama membangun usaha dengan tujuan yang disepakati dari awal.

Pilihlah orang-orang yang memiliki semangat dan tujuan yang sama. Dengan komitmen yang sama kuatnya dan kepercayaan yang bisa diandalkan satu sama lain. 

2. Selektif dalam Merekrut Karyawan

Setelah menetapkan tujuan bisnis dan founding team, maka hal yang selanjutnya harus dilakukan adalah memetakan kebutuhan karyawan.

Pemetaan ini mencakup jumlah, kompetensi, karakter, dan syarat lain yang digadang-gadang mampu memberikan kontribusi yang positif terhadap bisnismu.

Tak ada salahnya melakukan wawancara intensif. Merekrut saudara dan teman dekat tanpa kompetensi hanya akan menyusahkan perusahaan.

Pastikan proses seleksi ketat namun tetap fleksibel. Utamanya, sesuaikan dengan kemampuan bisnismu dalam memberikan kompensasi pada karyawan..

3. Memberi Pelatihan SDM

Berbisnis di zaman digital memang memiliki beberapa keunggulan. Salah satunya adalah banyak sekali pelatihan yang digelar secara online dengan biaya yang terjangkau.

Ikut sertakan karyawanmu dalam beberapa pelatihan yang mendukung perkembangan mereka dalam bekerja. Harapannya, pelatihan akan meningkatkan kompetensi kerja, menghasilkan SDM yang terlatih dan terdidik.

4. Menyusun Standar Operasional Perusahaan

Buatlah aturan, prosedur dan kebijakan yang berlaku untuk seluruh karyawan pada perusahaanmu. SOP ini dibutuhkan untuk menjaga konsistensi dan kedisiplinan karyawan terkait aspek operasional seperti produksi, SDM, maupun pemasaran.

5. Melibatkan Karyawan Secara Aktif

Perusahaan yang selalu melibatkan karyawannya di setiap kondisi dan masalah, dan memberikan kesempatan untuk berbicara serta berpendapat, juga dipertimbangkan segala aspirasi dan sarannya akan cenderung lebih loyal.

Hal ini akan berdampak positif pada efisiensi dan produktivitas kerja dalam perusahaan.

6. Kompensasi yang Layak dan Menggembirakan

Bagaimanapun seseorang bekerja untuk mendapatkan penghasilan. Berikan gaji sesuai dengan peraturan yang berlaku serta disesuaikan dengan kemampuan dan kinerjanya.

Berikan juga proyeksi kompensasi di masa depan yang dikaitkan dengan prestasi kerja   yang akan mereka dapatkan. Biasanya harapan membuat karyawan menjadi lebih punya tujuan dan semangat.

7. Membiasakan untuk Melakukan Pengawasan dan Evaluasi

Langkah ini penting untuk mengetahui performa setiap karyawan selama periode tertentu. Kamu perlu mempelajari hasil kerja setiap karyawan yang ada dalam perusahaan. 

Berikan apresiasi bagi karyawan prestasinya baik dan motivasi mereka yang perlu ada perbaikan.

Baca Juga: Memahami Pengertian Produktivitas Kerja dalam Dunia Bisnis 

Kesimpulan

Sekali lagi, tak ada kata tunggu untuk memulai manajemen SDM jika kamu memulai bisnis. Kecil atau besar tak masalah. Sedikit atau banyak karyawan, pun tak jadi soal.

Manajemen SDM yang baik dan dilakukan dengan rapi akan membuat perjalanan dan proses bisnismu makin terukur. Coba kamu baca aneka artikel seputar manajemen untuk UMKM di blog majoo ini, deh!

Ada baiknya, pelaku UMKM saling sharing mengenai pengalamannya dalam menerapkan manajemen SDM. Bisnis boleh bersaing, tapi keberhasilan bersama berawal dari sharing. Kamu mau ambil bagian, Majoopreneurs?