Memahami Penerapan Metode Imprest dalam Keuangan Bisnis

Bagi para pemilik usaha yang mungkin memang tidak berangkat dari latar belakang akuntansi, metode imprest mungkin menjadi sebuah istilah yang masih sangat asing di telinga. Sebaliknya, mereka yang memiliki latar belakang di bidang akuntansi mungkin sudah sangat familier dengan metode yang satu ini.

Padahal, setiap pemilik usaha, terlepas latar belakang pendidikannya, mestinya memahami segala hal yang berkaitan dengan keuangan bisnisnya, kan? Oleh karena itu, tak ada salahnya pula jika kita bahas bersama-sama serba-serbi terkait metode penghitungan keuangan yang satu ini, sekalipun mungkin memang sebelumnya tak pernah sama sekali mendengar metode tersebut.

Sudah siap untuk mempelajari metode yang satu ini, mulai dari pengertian, ciri-ciri yang dimilikinya, serta kelebihannya jika dibandingkan dengan metode lain? Langsung saja kita bahas bersama-sama secara lengkap!

Metode Imprest adalah …

Metode imprest adalah salah satu metode pencatatan atau pembuatan laporan keuangan untuk kas kecil atau petty cash. Tak perlu bingung dengan petty cash, karena disadari atau tidak, setiap pelaku usaha pasti memiliki kas kecil atau petty cash ini dalam menjalankan bisnisnya.

Tidak percaya? Coba periksa bisnis yang saat ini tengah dikelola! Apakah ada sejumlah uang tunai yang memang disiapkan untuk keperluan-keperluan operasional bisnis seperti memberikan uang kembalian kepada pelanggan atau mungkin uang yang disimpan jika sewaktu-waktu pengurus lingkungan di sekitar tempat usaha ingin memungut iuran sampah dan semacamnya? Yap, benar sekali! Uang yang telah disiapkan tersebut dikenal dengan istilah kas kecil atau petty cash!

Mengingat kebutuhannya yang akan selalu ada, setiap pelaku usaha pasti menyiapkan petty cash dalam menjalankan operasional harian bisnis. Nah, metode yang akan kita bahas kali ini merupakan salah satu metode yang digunakan untuk mengelola sejumlah uang tersebut.

Meski demikian, tidak semua uang kas kecil atau petty cash dapat dikelola menggunakan metode yang satu ini, lho! Secara khusus, metode imprest adalah jenis metode yang digunakan untuk mengelola petty cash dengan jumlah yang tetap. Oleh karena itu, jangan terburu-buru untuk langsung menggunakan metode ini dalam mengelola kas kecil, ya!

Agar tidak terjadi kesalahan metode, coba periksa dahulu apakah setiap harinya, atau mungkin di setiap periode keuangan, jumlah uang yang disiapkan sebagai petty cash selalu tetap, atau berubah-ubah sesuai dengan kondisi bisnis? Apabila jumlahnya memang tetap dan tak berubah-ubah sepanjang waktu, metode ini bisa digunakan.

Sebaliknya, apabila petty cash yang disiapkan jumlahnya selalu berbeda setiap harinya, sebaiknya tidak menggunakan metode ini karena justru akan memunculkan kebingungan baru dalam mengelola kas kecil.

Baca juga: 10 Prinsip Dasar Akuntansi dalam Penyusunan Laporan Keuangan

Mengenal Ciri-Ciri Metode Imprest

Nah, seperti yang sudah sempat dibahas di atas, penting bagi pemilik usaha untuk mengetahui terlebih dahulu jenis petty cash yang ingin dikelola dalam menjalankan operasional harian bisnis. Tidak perlu panik atau khawatir, ya, karena ada ciri-ciri metode imprest yang bisa dipergunakan untuk mengidentifikasi apakah metode yang dipakai sudah benar atau belum.

Setidaknya, ada tiga ciri-ciri utama yang bisa dijadikan patokan dalam menentukan apakah metode yang saat ini digunakan merupakan imprest fund system atau bukan. Ketiga ciri khas ini juga dapat digunakan untuk menggambarkan jenis petty cash yang sedang dikelola, karena pada dasarnya setiap jenis petty cash hanya memiliki satu metode pengelolaan saja.

1. Adanya Jumlah yang Tetap Sepanjang Waktu

Ciri-ciri yang pertama dan bisa dibilang sebagai penanda yang paling utama adalah adanya jumlah uang yang sama dalam petty cash sepanjang waktu. Jika operasional bisnis dikelola dalam rentang harian, artinya setiap harinya uang tunai yang berada pada pos kas kecil jumlahnya akan tetap, sekalipun mungkin di siang atau sore harinya berkurang.

Demikian pula apabila operasional bisnis dikelola bulanan melalui sistem anggaran bulanan, jumlah uang yang disiapkan sebagai petty cash ini akan tetap sama setiap bulannya sekalipun mungkin di tengah bulan terjadi perubahan karena terpakai untuk beragam urusan yang berkaitan dengan operasional bisnis.

Setiap pemilik usaha mungkin memiliki sistem yang berbeda dalam persiapan petty cash, tak jarang pula pemilik usaha menganggarkan jumlah petty cash yang berbeda setiap harinya atau setiap bulannya. Jika situasi ini yang terjadi, pengelolaan petty cash tersebut tidak bisa dilakukan dengan metode ini, tetapi menggunakan metode lain yang disebut metode fluctuating atau metode berubah-ubah.

2. Adanya Penanggung Jawab Bukti Transaksi

Ciri-ciri metode imprest yang kedua adalah adanya orang tertentu yang diberi tanggung jawab untuk mengelola bukti transaksi. Artinya, setiap kali terjadi perubahan jumlah pada petty cash, bukti untuk transaksi yang memengaruhi perubahan tersebut akan dikumpulkan kepada seseorang yang sudah ditunjuk sebelumnya.

Umumnya, pihak yang ditunjuk ini tidak akan berubah, sehingga siapa pun yang mempergunakan petty cash untuk kebutuhan operasional bisnis dapat langsung mengumpulkan bukti transaksi yang diperolehnya kepada orang tersebut.

Contoh paling mudah dalam memahami situasi ini adalah keberadaan posisi bendahara pada suatu organisasi yang ditugaskan untuk bertanggung jawab terhadap keuangan organisasi tersebut. Dalam situasi apa pun, setiap orang yang mempergunakan uang organisasi akan mengumpulkan bukti transaksi yang dimilikinya kepada bendahara yang sudah ditunjuk, dan posisi bendahara ini pun tidak akan berubah-ubah dari satu orang ke orang lainnya.

Dalam konsep bisnis yang memiliki kompleksitas lebih tinggi jika dibandingkan dengan bendahara organisasi, posisi bendahara ini umumnya dipegang oleh staf keuangan. Dengan kata lain, dalam metode ini, staf keuangan yang sudah ditunjuk tersebut menjadi pusat dari pengelolaan petty cash yang mengetahui setiap transaksi yang berkaitan dengan kas kecil.

Baca juga: Dalam Keuangan, Benarkah Prepaid Expense adalah Aset Bisnis?

3. Adanya Pencatatan Sisa Kas

Dalam situasi-situasi tertentu, tak jarang kita menemukan sebuah bisnis yang tidak memiliki staf keuangan yang secara khusus mengelola petty cash sekalipun tetap bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan perusahaan. Umumnya ini terjadi pada bisnis-bisnis yang menempatkan kas kecil langsung dengan meja kasir, sehingga karyawan meja kasir yang secara otomatis memegang pengelolaan petty cash secara langsung.

Masalahnya, dalam situasi yang demikian, karyawan kasir bisa saja berubah-ubah dari staf yang satu ke staf yang lain sesuai dengan shift atau pembagian jam kerja yang dimilikinya, kan? Tentu dengan demikian pengelolaan petty cash pun akan terasa membingungkan karena bisa saja terjadi transaksi menggunakan petty cash yang tidak diketahui oleh karyawan kasir apabila transaksi tersebut dilakukan di luar jam kerjanya.

Untuk menghindari kebingungan tersebut, sisa saldo yang terdapat pada kas kecil harus dihitung di akhir shift, kemudian dicatat agar karyawan yang memulai shift berikutnya bisa menghitung ulang jumlah uang pada kas kecil dan memastikannya sudah cocok dengan catatan. Dengan demikian, karyawan tersebut pun dapat melakukan pemindahan kelebihan maupun pengurangan sisa kas agar jumlahnya tetap sama sepanjang waktu sesuai dengan cirinya yang pertama.

Membandingkan Kelebihan Metode Imprest

Nah, jika tadi sempat dibahas bahwa ada metode lain yang dapat digunakan untuk mengelola kas kecil, tak aneh jika kita bertanya-tanya apa sebenarnya yang menjadi kelebihan metode imprest, kan?

Sesuai dengan ciri-ciri yang dimilikinya, salah satu kelebihan dari metode yang membuatnya menjadi pilihan pemilik usaha dalam mengelola kas kecil adalah adanya sistem yang memastikan segala sesuatunya teratur sehingga mempermudah pengelolaan sekaligus pemeriksaan sesuai dengan kebutuhan.

Seperti yang kita ketahui, jumlah kas kecil yang dikelola dengan metode ini akan selalu tetap, artinya setiap waktunya akan selalu ada penghitungan ulang untuk memastikan jumlah tersebut tidak berubah, kan? Dengan penerapan yang tersistem tersebut, tidak sulit untuk melacak perubahan yang terjadi pada kas kecil sehingga pertanggungjawabannya pun lebih mudah untuk dilakukan.

Dalam metode yang fluktuatif, hasil yang sama akan sulit untuk diharapkan karena jumlah kas kecil yang selalu berubah sesuai dengan kebutuhan. Terlebih lagi, pelacakan juga akan sulit untuk dilakukan karena bukti transaksi yang terjadi tidak dikumpulkan pada satu orang yang memang bertanggung jawab khusus untuk mengelolanya.

Baca juga: Ketahui Jenis, Contoh, dan Cara Membuat Jurnal Pembelian

Contoh Metode Imprest

Setelah mengetahui kelebihan metode imprest, mungkin ada beberapa pelaku usaha yang tertarik untuk mencoba menerapkannya. Tidak perlu khawatir jika masih bingung, coba perhatikan contoh metode imprest berikut:

Dari contoh metode imprest di atas, kita dapat melihat bahwa jumlah saldo akhir pada akhirnya akan sama persis dengan saldo awal sekalipun mestinya ada selisih sebesar Rp150.000 antara uang yang masuk dan yang keluar dari kas kecil. Selisih yang ada tersebut ditutup dengan mengambil uang sejumlah selisih yang muncul dari modal agar saldo tetap tak berubah.

Sebaliknya, ketika jumlah uang yang masuk lebih besar dibandingkan dengan jumlah uang yang keluar, selisih yang muncul akan diseimbangkan dengan memindahkan selisih tersebut ke modal.

Menerapkan Jurnal Kas Kecil Metode Imprest

Sebenarnya tak sulit untuk menerapkan jurnal kas kecil metode imprest karena yang dibutuhkan adalah ketelatenan untuk mencatat seluruh transaksi yang terjadi pada kas kecil, mengumpulkan bukti transaksinya, dan memastikan jumlah saldo akhir dan saldo awal sama persis dengan memindahkan selisih yang muncul kas besar atau modal.

Hanya saja, metode ini bukannya tanpa risiko sama sekali. Potensi masalah akan mudah sekali ditemukan jika terjadi kekeliruan dalam pencatatan setiap transaksi yang terjadi dan memengaruhi nilai saldo pada kas kecil. Oleh karena itu, pastikan untuk selalu mencatat nilai setiap transaksi dengan seakurat mungkin.

Tak perlu panik, agar jurnal kas kecil metode imprest bisa difungsikan secara sempurna, pemilik usaha dapat memanfaatkan fitur keuangan yang disediakan oleh aplikasi majoo untuk mencatat seluruh transaksi yang terjadi secara akurat dan otomatis, langsung setelah transaksi diselesaikan. Menarik sekali, kan? Yuk, langsung saja berlangganan layanan aplikasi majoo!

Baca juga: Cara Membuat Laporan Kas dari Operasional Bisnis