Contoh dan Cara Membuat Jurnal Umum untuk Operasional Bisnis

Sebagian besar pelaku usaha tentu sudah paham benar dengan pengertian jurnal umum, terlebih bagi mereka yang memang mengelola bisnis dengan skala yang besar. Namun, bukan berarti salah bila pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah juga familier dengan istilah akuntansi yang satu ini, atau bahkan menerapkannya dalam operasional bisnisnya.

Idealnya, setiap pelaku usaha, terlepas dari besar atau kecilnya bisnis yang dikelola, paham bagaimana cara menyusun jurnal umum. Karena, bagaimanapun juga, jurnal umum merupakan salah satu dokumen akuntansi yang dibutuhkan untuk menyusun laporan keuangan di setiap akhir periode.

Sebenarnya, apa yang dimaksud dengan jurnal umum itu sendiri, sih? Agar tidak berlarut-larut dalam kebingungan, mari kita bahas bersama-sama secara menyeluruh.

Pengertian Jurnal Umum

Jurnal umum merupakan sebuah jurnal yang umumnya digunakan untuk mencatat seluruh jenis bukti transaksi keuangan dari setiap kegiatan yang memungkinkan adanya transaksi, baik keluar maupun masuk, dalam sebuah perusahaan di satu periode tertentu.

Mengingat sifat yang dimilikinya, jurnal umum lebih sering diterapkan oleh pelaku usaha yang bergerak di bidang perusahaan jasa. Salah satu alasan mengapa jenis jurnal yang satu ini lebih banyak digunakan oleh perusahaan jasa dikarenakan kemampuannya yang memungkinkan pencatatan setiap transaksi secara kronologis.

Sebenarnya, tak ada salahnya bagi pelaku usaha yang bergerak di bidang usaha dagang untuk menggunakan jurnal umum pula seperti mereka yang bergerak di bidang usaha jasa. Akan tetapi, kesulitan untuk menentukan waktu transaksi secara kronologis dianggap dapat memberatkan pelaku usaha yang bergerak di bidang usaha dagang untuk menyusun jurnal umum; karenanya, untuk perusahaan dagang, penggunaan jurnal khusus lebih disarankan dibanding jurnal umum.

Keunikan jurnal umum adalah karakter transaksinya yang dicatat secara kronologis atau sesuai dengan urutan terjadinya transaksi. Tak heran jika jenis jurnal ini kemudian dianggap sebagai buku diary dalam perusahaan jasa untuk melacak setiap transaksi yang pernah dilakukan.

Dalam jurnal umum, terdapat lima akun utama yang harus dicatat:

1. Ekuitas

Secara umum, ekuitas, atau yang juga dapat disebut sebagai modal, dapat dijelaskan selisih nilai antara aset yang dimiliki oleh seseorang dengan kewajiban yang harus dibayarkan oleh orang tersebut. Karena sifatnya yang demikian, nilai ekuitas tidak selamanya positif atau surplus, tetapi juga bisa minus atau defisit.

Penentuan apakah ekuitas tersebut bernilai positif atau negatif dipengaruhi oleh besarnya aset dibanding dengan kewajiban yang harus dibayarkan. Apabila nilai aset yang dimiliki lebih besar dibanding kewajiban yang harus dibayarkan, nilai ekuitas tersebut akan positif.

Sebaliknya, apabila nilai aset yang dimiliki oleh seseorang lebih kecil dibanding dengan kewajiban yang harus dibayarkannya, nilai ekuitas yang dimiliki bisa dibilang negatif dan orang tersebut mengalami defisit.

Baca Juga: Jurnal Penutup: Pengertian, Fungsi, & Contoh Jurnal Penutup

2. Utang

Berbeda dengan ekuitas yang mungkin masih jarang didengar oleh kebanyakan orang, pengertian utang mungkin jauh lebih familier karena istilah akuntansi yang satu ini memang lebih banyak digunakan di masyarakat; baik secara awam maupun profesional.

Dalam rumus jurnal umum sendiri, utang memiliki pengertian sebagai sebuah liabilitas atau kewajiban yang harus dibayarkan kembali oleh seseorang setelah jatuh tempo. Utang umumnya diperoleh dengan menerima pinjaman dari pihak lain, karenanya utang sebenarnya juga dimasukkan sebagai harta atau aset. Bedanya, aset yang berupa utang ini akhirnya harus dikembalikan lagi kepada pemberi utang ketika sudah masuk waktu tenggatnya.

Untuk mengetahui nilai utang, pelaku usaha dapat mengurangi jumlah aset yang dimilikinya dengan jumlah modal atau ekuitas. Selisih antara aset dengan modal tersebut, lah, yang kemudian dapat digolongkan sebagai utang dan nantinya harus dibayarkan untuk melunasi kewajiban.

Baca Juga: Jurnal Pembalik: Intip Pengertian, Fungsi, serta Contohnya

3. Modal

Sama seperti utang, modal juga merupakan istilah akuntansi yang sudah banyak digunakan secara umum sehingga lebih familier bagi masyarakat awam maupun profesional jika dibandingkan dengan ekuitas.

Secara umum, modal dapat dijelaskan menjadi uang yang digunakan sebagai pokok atau induk untuk berdagang, melepas uang, dan aktivitas ekonomi lainnya. Modal juga dapat disebut sebagai harta benda dalam bentuk apa pun yang dapat dipergunakan untuk menambah kekayaan.

Mengingat sifatnya yang sangat krusial untuk membiayai proses produksi maupun operasional bisnis itu sendiri, dalam dunia bisnis modal merupakan salah satu komponen utama yang harus dipersiapkan oleh seorang pelaku usaha bakan sebelum mulai menjalankan bisnis itu sendiri. Karenanya, modal kerap menjadi akun yang selalu ada dalam setiap jenis jurnal keuangan.

4. Pendapatan

Akun utama keempat dalam jurnal umum adalah pendapatan atau hasil yang diperoleh oleh seseorang dari usaha yang telah dilakukan atau dari bisnis yang dijalankannya.

Umumnya, pendapatan dibagi menjadi dua; yakni pendapatan bersih dan pendapatan kotor. Pembagian kedua jenis tersebut didasarkan pada biaya yang perlu dikeluarkan untuk memperoleh pendapatan itu sendiri.

Jika pendapatan bersih melambangkan besarnya nilai yang diperoleh oleh seorang pelaku usaha setelah membayarkan seluruh biaya produksi yang ditanggung untuk memperoleh pendapatan tersebut, pendapatan kotor adalah keseluruhan nilai harta yang diperoleh sebelum dikurangi dengan biaya produksi. Dengan kata lain, besarnya nilai pendapatan bersih akan selalu lebih kecil dibanding dengan besarnya nilai pendapatan kotor.

5. Beban Usaha

Akun terakhir yang pasti selalu ditemukan dalam setiap jurnal umum adalah beban usaha atau seluruh biaya yang harus dikeluarkan oleh seorang pelaku usaha untuk melakukan produksi maupun menjalankan operasional bisnis secara umum.

Besarnya beban usaha inilah yang nantinya akan menentukan seberapa besar pendapatan bersih yang dapat diterima oleh seorang pelaku usaha dari nilai total pendapatan kotor yang diperolehnya.

Karena sifatnya yang demikian, secara alami adanya beban usaha selalu mengurangi pendapatan bersih yang nantinya akan diterima oleh seorang pelaku usaha. Semakin besar beban usaha yang harus dikeluarkan oleh seorang pelaku usaha, pendapatan bersih yang nantinya akan diterima pun akan semakin kecil.

Oleh karena itu, beban usaha juga kerap dianggap sebagai margin atau batas yang menentukan untung maupun ruginya suatu bisnis. Apabila beban usaha yang harus dikeluarkan lebih besar daripada pendapatan kotor yang diterima, maka usaha tersebut dapat dibilang merugi. Sebaliknya, usaha tersebut akan dianggap untung apabila nilai beban usaha yang dikeluarkan lebih kecil dibanding dengan pendapatan kotor yang diterima.

Baca Juga: Definisi, Cara Membuat, dan Contoh Jurnal Penyesuaian Bisnis

Cara Membuat Jurnal Umum

Untuk membuat jurnal umum, ada beberapa tahapan yang harus dilewati terlebih dahulu. Tidak perlu cemas, tabel jurnal umum cenderung sederhana dan mudah untuk dipahami.

Meski demikian, tanpa melalui tahapan-tahapan persiapan terlebih dahulu, penyusunan jurnal umum bisa jadi akan sangat membingungkan. Selain itu, tanpa tahapan-tahapan tertentu yang perlu diikuti, hasil penyusunan jurnal umum tersebut besar kemungkinan akan kacau dan tidak akurat.

Apa saja tahapan yang sebaiknya diikuti sebagai cara membuat jurnal umum agar tidak membingungkan ketika sudah mulai masuk pada proses penyusunan jurnal?

1. Pahami Terlebih Dahulu Cara Menghitung Aset

Pada dasarnya, jurnal umum adalah salah satu instrumen yang dapat digunakan untuk mencatat seluruh transaksi yang dilakukan dalam satu periode keuangan, dan dari jurnal umum yang sudah dibuat tersebut pelaku usaha dapat mulai menghitung besarnya nilai dari aset yang dimilikinya, memahami apa itu aset dan bagaimana cara menghitungnya merupakan langkah pertama yang harus dilakukan.

Secara umum, aset dapat dijelaskan sebagai keseluruhan harta yang dimiliki oleh seseorang, terlepas apakah harta tersebut termasuk dalam harta bergerak maupun harta tak bergerak, yang kemudian peruntukannya dapat dipergunakan sesuai dengan tujuannya.

Aset yang dimiliki oleh pelaku usaha, umumnya akan diputar kembali untuk membiayai operasional bisnis yang dijalankan sehingga nilai aset tersebut dapat dikembangkan sesuai dengan keberhasilan dari bisnis yang didanainya. Oleh karena itu, secara sederhana, aset dapat dihitung dengan menambahkan jumlah utang yang nantinya harus dikembalikan oleh pelaku usaha dengan modal yang dimilikinya.

Lebih lanjut, cara menghitung aset tersebut dapat dikembangkan lagi dengan melibatkan pendapatan dan juga pengeluaran yang diterima maupun dikeluarkan oleh bisnis tersebut dalam satu periode tertentu.

Ketika disebutkan bahwa aset merupakan seluruh nilai kekayaan yang dimiliki oleh seseorang, berarti komponen yang dapat dimasukkan ke dalam perhitungan bukan hanya utang dan modal saja, tetapi juga setiap pendapatan yang diterima dalam periode keuangan tersebut dan juga pengeluaran yang harus dibayarkan.

Pendapatan serta pengeluaran masuk dalam cakupan penghitungan aset karena, bagaimanapun juga, kedua komponen tersebut akan memengaruhi dan mengubah nilai dari total kekayaan pelaku usaha yang melakukan penghitungan tersebut.

Tanpa memahami apa yang dimaksud dengan aset atau bagaimana cara menghitungnya, jurnal umum yang dibuat menjadi tidak akurat karena adanya kemungkinan sebuah pos pendapatan maupun pengeluaran dicatatkan pada komponen atau akun yang tepat dalam jurnal. Oleh karena itu, pastikan untuk memahami benar apa yang dimaksud dengan aset dan juga bagaimana cara untuk menentukan nilai aset sebelum mulai melakukan penyusunan jurnal umum.

2. Memahami Sifat dan Relasi Penyusunan Jurnal Umum

Dari uraian panjang yang telah dijelaskan sebelumnya, jurnal umum digunakan untuk mencatat setiap transaksi bisnis yang dilakukan, baik yang akan menambah arus kas maupun yang justru mengurangi arus kas bisnis tersebut.

Namun, sebelum mulai masuk membuat tabel jurnal umum, perlu diketahui bahwa jurnal memiliki sifat unik yang kerap disebut pula dengan istilah double-system entry. Istilah ini digunakan untuk menjelaskan karakteristik jurnal umum yang mengharuskan setiap transaksi mengubah posisi debet dan kredit dengan nilai yang sama.

Untuk memahami dengan lebih baik, kita perlu mengingat kembali kelima akun utama yang digunakan di jurnal umum, dan bagaimana setiap perubahan yang dilakukan terhadap akun-akun tersebut akan memengaruhi relasi antara posisi debet dan kredit pada akun-akun lainnya.

Selain itu, saat menyusun jurnal umum, pelaku usaha juga perlu memahami sifat dari setiap akun tersebut. Jangan sampai salah menganggap bahwa semua yang bertambah akan dimasukkan ke dalam kolom debit sementara setiap transaksi yang mengurangi akun akan dimasukkan ke dalam kolom kredit.

Sebagai contoh, untuk akun ekuitas, ketika aktiva bertambah maka transaksi tersebut akan dicatatkan dalam kolom debit; sementara jika aktiva berkurang, maka transaksi tersebut harus dicatatkan dalam posisi kredit. Hal ini karena bertambahnya aktiva berbanding lurus dengan pertambahan harta yang dimiliki oleh pelaku usaha, sehingga posisinya pun tetap sama.

Sebaliknya, untuk transaksi-transaksi yang tercakup dalam akun utang, yang terjadi adalah sebaliknya. Apabila utang yang dimiliki bertambah oleh suatu transaksi, dalam pencatatannya transaksi tersebut akan dimasukkan dalam posisi kredit, dan justru ketika utang dimiliki berkurang, transaksi yang mengurangi utang tersebut akan dicatatkan dalam posisi debit.

Akun modal memiliki sifat yang sama dengan akun utang, di mana ketika suatu transaksi menambah modal yang dimiliki, dalam cara membuat jurnal umum transaksi tersebut akan dicatatkan dalam posisi kredit. Sebaliknya, apabila terjadi transaksi yang mengurangi nilai modal yang dimiliki, transaksi tersebut akan dicatatkan dalam posisi debit.

Dengan adanya perbedaan sifat tersebut, posisi saldo normal untuk akun utang dan juga modal akan berada pada posisi kredit.

Sama seperti akun utang dan juga modal, akun pendapatan akan dicatatkan dalam posisi kredit ketika terjadi transaksi yang menambah nilai pendapatan yang diterima oleh pelaku usaha. Apabila yang terjadi adalah sebaliknya, di mana transaksi yang dilakukan kemudian mengurangi nilai pendapatan, transaksi tersebut akan dicatatkan dalam posisi debit. Oleh karena itu, sama pula seperti akun utang dan juga modal, saldo normal untuk akun pendapatan umumnya berada di posisi kredit.

Untuk akun terakhir, atau akun pengeluaran, cara pencatatannya dalam jurnal umum akan sama seperti pencatatan akun ekuitas. Dengan kata lain, ketika terjadi transaksi yang menambah nilai pengeluaran, transaksi tersebut akan dicatatkan dalam posisi debit; dan berlaku pula sebaliknya, apabila transaksi tersebut mengurangi jumlah pengeluaran, transaksi yang berkaitan akan dicatatkan pada posisi kredit dalam jurnal umum.

3. Memastikan Kelengkapan Seluruh Bukti Transaksi

Tahapan ketiga dalam cara membuat jurnal umum adalah mengumpulkan seluruh bukti transaksi untuk setiap transaksi yang terjadi dalam rentang periode penghitungan keuangan tersebut.

Bagaimanapun juga, jurnal umum memang dibuat untuk mencatat seluruh transaksi yang terjadi dalam suatu periode tersebut. Karenanya, keberadaan bukti transaksi merupakan salah satu hal yang paling penting dalam pembuatan jurnal umum sebagai validasi bahwa transaksi tersebut memang benar-benar terjadi dan dapat dicatatkan dalam jurnal umum yang akan dibuat.

Tanpa adanya bukti yang valid untuk sebuah transaksi, maka transaksi itu sendiri pun dapat dianggap tidak valid dan tidak pernah terjadi, sehingga transaksi tersebut juga tak memenuhi syarat untuk dicatatkan dalam jurnal umum.

Ingat pula bahwa dalam proses audit, jika suatu saat nanti dibutuhkan, pihak auditor akan meminta catatan seluruh transaksi yang ada dalam jurnal umum dan mencocokkannya dengan bukti transaksi yang ada. Tentu jika terdapat transaksi-transaksi yang tidak bisa dibuktikan, penilaian audit untuk perusahaan tersebut akan berkurang. Tergantung dari sifat dan nilai dari transaksi tersebut, hasil akhir dari audit yang dilakukan bisa jadi sangat buruk dan lebih lanjut dapat memengaruhi tingkat kepercayaan masyarakat terhadap bisnis itu sendiri.

Dengan adanya bukti transaksi yang valid, pembuatan jurnal umum juga akan lebih mudah untuk dilakukan karena pelaku usaha dapat mencatatkan setiap keterangan yang berkaitan dengan transaksi tersebut seperti tanggal terjadinya transaksi dan juga deskripsi dari transaksi yang dilakukan tersebut.

Dalam penyusunan jurnal umum, ada beberapa jenis bukti transaksi yang bisa digunakan sebagai validasi, tergantung dari jenis transaksi yang dilakukan itu sendiri. Beberapa contoh jurnal umum, misalnya saja, menggunakan berbagai bukti transaksi seperti nota, faktur, kuitansi, invoice, maupun jenis bukti transaksi lainnya yang dapat digunakan sebagai validasi.

4. Memisahkan Transaksi Sesuai dengan Akun Terkait

Meski jurnal umum adalah instrumen keuangan yang digunakan untuk merekam seluruh transaksi yang dilakukan di suatu periode, bukan berarti seluruh transaksi yang terjadi memenuhi syarat untuk dimasukkan ke dalam jurnal umum.

Perlu diperhatikan bahwa jurnal umum hanya mencakup transaksi yang mengubah posisi pada harta yang dimiliki, atau dengan kata lain transaksi-transaksi yang dapat digolongkan ke dalam akun ekuitas, utang, modal, pendapatan, dan pengeluaran saja. Oleh karena itu, setelah berhasil mengumpulkan seluruh bukti transaksi yang terjadi dalam periode keuangan tertentu, pisahkan terlebih dahulu bukti-bukti transaksi tersebut sesuai dengan akun yang dipengaruhinya.

Sebagai contoh, transaksi yang dilakukan untuk melunasi utang dapat dikaitkan dengan akun pengeluaran dan juga akun utang. Karena untuk melunasi utang tersebut, pelaku usaha akan menambah pengeluaran bisnisnya dalam periode tersebut sekaligus mengurangi jumlah utang yang dimilikinya.

Sebaliknya, apabila suatu transaksi dilakukan untuk menambah utang, pastikan untuk mengelompokkan transaksi tersebut ke dalam akun utang dan juga pendapatan. Karena meskipun utang yang dimiliki menjadi bertambah dengan adanya transaksi tersebut, tetapi pendapatan yang dimiliki juga bertambah.

Satu hal yang perlu diperhatikan dengan saksama dalam cara membuat jurnal umum adalah ketentuan bahwa setiap transaksi yang dilakukan pasti akan mengubah setidaknya dua akun yang ada.

Seperti yang sudah dijelaskan dalam cara menghitung aset, utang dan modal merupakan dua komponen yang menentukan besarnya aset yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Namun, ketika terjadi perubahan akun-akun tersebut, secara langsung arus kas yang dimiliki juga akan berubah.

Mempertimbangkan hal tersebut, mudah untuk memahami bahwa bertambahnya atau berkurangnya aset, utang, serta modal, tentu akan diikuti dengan adanya peningkatan pendapatan atau pengeluaran. Hal inilah yang menyebabkan setiap transaksi dalam jurnal umum secara alami akan mengubah setidaknya dua akun yang ada.

Dari penjelasan terkait pengertian jurnal umum dan juga akun-akun yang menjadi komponen penyusunnya serta beberapa tahapan yang perlu dilakukan untuk menyusunnya, tentu paham, kan, betapa pentingnya penyusunan jurnal umum ini. Selain untuk pelaku usaha dengan bisnis-bisnis yang sudah besar namanya, penyusunan jurnal umum juga terkadang diperlukan oleh para pelaku usaha yang menjalankan usaha mikro, kecil, dan menengah.

Salah satu alasannya adalah potensi yang dimiliki oleh jurnal umum untuk diolah menjadi berbagai hal, salah satunya sebagai bahan untuk menyusun laporan laba rugi yang dapat menjelaskan bagaimana posisi performa bisnis berdasarkan keuntungan atau kerugian yang dialaminya dalam suatu periode dengan lebih jelas.

Keberadaan jurnal umum juga dapat digunakan sebagai bahan untuk dianalisis lebih lanjut dan hasilnya digunakan untuk menentukan strategi apa yang ingin diterapkan pada periode berikutnya untuk meningkatkan pendapatan bisnis dan mengembangkan usaha. Sudah bukan rahasia lagi bagi pelaku usaha untuk memanfaatkan berbagai macam analisis keuangan, misalnya saja analisis penjualan, untuk menentukan strategi bisnis.

Agar cara membuat jurnal umum dapat dilakukan dengan lebih mudah, pelaku usaha juga dapat memanfaatkan aplikasi majoo dengan berbagai keunggulan fitur yang dimilikinya. Aplikasi majoo juga sudah dilengkapi dengan fitur pencatatan keuangan yang secara akurat dan otomatis merekam setiap transaksi yang terjadi. Ayo gunakan aplikasi majoo sekarang!