Memahami Tugas dan Cara Kerja PPIC di Bidang Industri

PPIC merupakan salah satu istilah yang mungkin sudah sangat umum dikenal di bidang industri dan manufaktur. PPIC adalah istilah yang berkaitan erat dengan posisi atau jabatan yang berhubungan dengan proses produksi dan persediaan (supply). Bagi perusahaan di bidang manufaktur, PPIC adalah posisi yang sangat krusial karena memengaruhi produktivitas mereka.

Di Indonesia, menurut data dari Kementerian Investasi/BKPM, industri manufaktur merupakan salah satu sektor yang memberikan kontribusi hingga 20,27% pada perekonomian nasional. Industri manufaktur juga masih menjadi sektor yang mampu menyerap banyak tenaga kerja, salah satunya adalah menempati posisi PPIC. 

Baca juga: Apa Itu Perusahaan Manufaktur? Apa yang Perlu Diperhatikan?

Pengertian PPIC

Seperti tadi sudah disebutkan, PPIC adalah salah satu istilah yang erat kaitannya dengan suatu proses produksi. Di dalam dunia manufaktur, proses PPIC dilakukan pada setiap kegiatan produksi. 

PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control yang secara harfiah bisa diartikan sebagai kontrol atas perencanaan produksi dan inventaris. Singkatan PPIC tentunya digunakan karena untuk menyebutnya secara keseluruhan akan bikin ribet. 

Dari namanya, bisa dipahami bahwa salah satu tugas PPIC adalah mengontrol dan menyiapkan bahan baku produksi. Di beberapa perusahaan, PPIC adalah divisi atau departemen utama yang membantu kegiatan produksi agar lebih efisien dan hemat biaya.

Selain itu, PPIC juga memiliki tanggung jawab untuk mengendalikan jumlah barang dagang atau persediaan barang agar jumlahnya bisa selalu sesuai dengan permintaan pasar. Secara tidak langsung, bisa dikatakan bahwa PPIC adalah jembatan antara divisi pemasaran atau marketing dengan departemen produksi. Maksudnya, seluruh keperluan pemasaran dalam mempromosikan suatu produk dan memberikan dampak dalam jumlah produksi di masa depan akan diproses oleh tim PPIC ke tim produksi.

Tugas PPIC

Berdasarkan penjelasan PPIC tadi, ada beberapa poin terkait dengan tugas PPIC. Beberapa tugas PPIC tersebut adalah:

• Membantu perusahaan agar lebih efektif dan efisien dalam kegiatan produksi.
• Membantu perusahaan agar lebih maksimal dalam penggunaan modal produksi agar seluruh perencanaan jangka panjang perusahaan bisa tercapai.
• Mengatur berbagai langkah dalam proses produksi agar bisa dijadikan sebagai patokan dalam hal perencanaan proses produksi di masa depan.
• Mengendalikan dan mengatur seluruh alur pendistribusian bahan baku perusahaan.
• Membantu divisi lain di dalam perusahaan, seperti divisi penjualan, pemasaran, dan produksi untuk menentukan jumlah produk, periode produksi, dan alur pendistribusiannya agar inventory perusahaan menjadi lebih efisien lagi.
• Merencanakan jadwal produksi dan memastikan prosesnya berjalan lancar.
• Membuat dan menangani pesanan untuk proses produksi.
• Memperkirakan kebutuhan inventaris.
• Meninjau perkiraan penjualan dan permintaan produk.
• Menjadwalkan proses produksi berdasarkan tingkat bahan baku yang tersedia.
• Merencanakan proses pengadaan berdasarkan perkiraan permintaan pelanggan.
• Memantau stok bahan baku yang disimpan dalam gudang.
• Memantau proses penerimaan dan pengiriman barang dari gudang.
• Mengelola produktivitas alat berat yang digunakan dalam proses produksi.
• Memecahkan masalah yang berkaitan dengan proses produksi.
• Menganalisis dan memenuhi kapasitas serta kebutuhan sumber daya dalam proses produksi.
• Memberikan update data persediaan ke bagian keuangan.

Dalam melakukan tugasnya, divisi PPIC harus bekerja sama dengan beberapa divisi lain seperti finance hingga sales. Selain itu, PPIC juga harus bekerja erat dengan divisi procurement. 

Baca Juga: Benarkah Procurement adalah Divisi Penting Dalam Perusahaan?

Cara Kerja PPIC

Cara kerja PPIC bisa dilihat dengan jelas dari beberapa tugas yang tadi sudah disebutkan. Bila diurutkan, kira-kira seperti ini cara kerja PPIC:

• Divisi PPIC perlu mengetahui kebutuhan bahan yang akan diproduksi.
• PPIC akan menghitung kebutuhan bahan baku yang harus disediakan.
• Pada tahap ini, PPIC juga harus bisa meminimalkan persediaan bahan baku yang berada di gudang (warehouse).
• Pengaturan dan penempatan barang di gudang harus efektif agar dapat menekan biaya penyimpanan dan pembelian bahan baku.

Dari pengertian PPIC, maka cara kerja PPIC dapat berjalan lebih efektif dan efisien bila individualnya mengetahui beberapa hal berikut.

• Kapasitas Produksi.
• Forecast Penjualan.
• Customer Order.
• Formula Produk.
• Proses Produksi.
• Kualitas Produk.
• Kapasitas Gudang.
• Lead Time Pembelian.
• Quantity Minimum Order.
• Bahan Baku Alternatif.
• Kapasitas Ekspedisi.
• Lead Time Pengiriman.
• Safety Stock Raw Material & Finish Good.

Baca juga: Benarkah Produksi adalah Faktor Utama dalam Bisnis?

Manfaat PPIC

Cara kerja PPIC yang baik pastinya akan membawa manfaat tersendiri bagi perusahaan di bidang industri atau manufaktur. 

Beberapa contoh manfaat PPIC adalah investasi aset perusahaan akan lebih tepat, mengurangi adanya biaya labour, sampai meningkatkan ROA atau Return On Assets manajemen perusahaan.

Berikut manfaat PPIC yang baik pada perusahaan manufaktur:

Memastikan Besaran Investasi Aset 

Saat suatu perusahaan sudah mempunyai perencanaan produksi dan pemantauan kontrol persediaan yang baik, artinya perusahaan tersebut sudah bisa mengidentifikasi besaran atau kapasitas maksimal produksi dengan sangat mudah.

Jadi, secara tidak langsung, perusahaan akan mampu menentukan kapasitas yang tepat untuk berbagai keperluan perlengkapan, hingga supplier untuk menyelesaikan jumlah produksi. Hasilnya, manajemen perusahaan akan lebih mudah dalam menetapkan budget yang tepat, khususnya dalam bentuk investasi. 

Mengurangi Waktu Idle

Umumnya, suatu perusahaan yang bergerak di bidang industri atau manufaktur memiliki peluang untuk mengalami hambatan dalam hal perencanaan bahan baku, yang secara otomatis akan menghambat proses produksi. 

Dengan kehadiran PPIC, keterlambatan waktu bisa dihindari, bahkan akan membuat perusahaan bisa lebih siap jika seandainya terjadi delay yang tidak bisa diduga pada bahan material tertentu tanpa di dalamnya harus memengaruhi waktu produksi.

Mengurangi Ongkos Pegawai

Dengan adanya PPIC yang lebih terencana, perusahaan akan lebih mampu memilih bahan baku yang tepat, sistem teknologi yang lebih sesuai, dan juga mampu menemukan kegiatan produksi yang mampu memaksimalkan produktivitas perusahaan.

Perusahaan akan lebih terbantu dalam mengurangi ongkos tenaga kerja karena jumlah yang dibutuhkan akan lebih sedikit lagi dengan suatu hasil produksi yang lebih besar lagi.

Peningkatan Customer Service

Bila suatu perusahaan memiliki jadwal produksi yang lebih efisien dan tepat waktu, perusahaan akan mampu memberikan layanan pengiriman yang tepat waktu pula. Sehingga, mampu meningkatkan kepuasan konsumen dan juga mengurangi nilai komplain.

Manfaat PPIC yang ini akan mampu membantu meningkatkan citra positif perusahaan dan juga meningkatkan kepuasan pelanggan.

Meningkatkan RoA Perusahaan

Ketika suatu perusahaan mampu meningkatkan kapasitas produksinya, otomatis mampu pula untuk meningkatkan RoA (Return on Asset) perusahaan. 

Selain itu, perusahaan juga akan mampu menemukan cara terbaik dalam memanfaatkan berbagai alat perusahaan secara lebih maksimal. Seperti, mesin perusahaan yang tidak akan mengalami overused karena sudah direncanakan dengan baik sesuai dengan kapasitas produksi perusahaan. Aset perusahaan lain dalam bentuk mesin dan peralatan lainnya juga akan menghasilkan produk dengan lebih efektif.

Syarat Menjadi PPIC

Untuk posisi Staff PPIC atau Office PPIC biasanya ada syarat-syarat yang harus dipenuhi. Syarat menjadi PPIC antara lain adalah: 

1. Minimal lulusan D3 dengan jurusan Manajemen, Sistem Informasi atau Teknik Industri.
2. Usia minimal 30 tahun.
3. Memiliki 1 tahun pengalaman dalam bidang yang sesuai (fresh graduate dipersilakan).
4. Mahir menggunakan Microsoft Word, Excell dan Power Point.
5. Memiliki kemampuan yang baik, cekatan, teliti dan dapat bekerja sama dengan tim.
6. Memiliki kemampuan analisis tajam dan detail analisis skill.
7. Dapat bekerja dalam tekanan dan berani menerima tantangan baru.

Selain harus memahami soal inventory management, ada beberapa jenis skill yang diperlukan untuk bekerja di bidang PPIC di antaranya adalah:

• Kemampuan analisis
• Kemampuan manajemen risiko
• Kemampuan negosiasi
• Kemampuan problem solving
• Kemampuan komunikasi yang baik
• Adanya perhatian terhadap detail
• Keterampilan kepemimpinan

Tugas Kerja Manajer dan Buruh

Di dalam departemen atau divisi PPIC, setiap manajer dan staff mempunyai perannya sendiri. Manajer PPIC memiliki tugas yang lebih menyeluruh dan memengaruhi keseluruhan tugas para staf nya. Di sisi lain, masing-masing staf juga mempunyai tugas yang lebih spesifik lain seperti aktivitas pekerjaan tertentu.

Umumnya setiap perusahaan memiliki kebijakan dan deskripsi pekerjaannya masing-masing, namun secara garis besar, tugas kerja manajer dan buruh pada divisi PPIC bisa digolongkan secara umum.

Manajer PPIC memiliki tugas utama untuk membuat perencanaan perusahaan terkait pengadaan bahan berdasarkan prediksi dan juga informasi yang sudah dibuat. Manajer PPIC juga harus mampu memantau kondisi stok barang yang sudah dan akan dibuat.

Manajer PPIC harus selalu memantau bagian inventory pada proses produksi, penyimpanan gudang, dan yang dipesan, sehingga pihak perusahaan akan mampu membuat produk dengan lancar dan seimbang.

Tugas lainnya dari manajer PPIC adalah melakukan komunikasi dan juga menjalin kerjasama dengan divisi lain, sehingga berbagai masalah produksi bisa diatasi dan penentuan strategi bisa dibuat dengan lebih mudah.

Sementara, untuk staff PPIC, mereka harus memiliki tanggung jawab pada setiap kegiatan rutin di gudang, pengendalian produksi, pengendalian persediaan, sampai kontrol distribusi. 

Para staf juga harus bisa memastikan kesesuaian jumlah bahan yang masuk, yang disimpan, persediaan, hingga pengiriman barang.

Selain itu, staff PPIC juga memiliki tugas untuk bisa mempertanggungjawabkan segala perbaikan secara terus menerus dan harus memperbarui produksi sesuai dengan kapasitas produksi.

Penutup

Demikianlah pembahasan lengkap kita tentang PPIC. PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control. Jika PPIC dalam suatu perusahaan industri bisa dilakukan dengan baik dan tepat, bukan tidak mungkin tujuan utama perusahaan bisa tercapai dengan baik, dan keuntungan perusahaan pun akan semakin besar.

Menjadi seorang PPIC pastinya memerlukan banyak kemampuan atau keterampilan tersendiri, karena tugas PPIC dan tanggung jawabnya yang cukup kompleks. Mulai dari melakukan pengecekan, menyediakan barang-barang yang akan diproduksi, dan lain sebagainya.

Di zaman yang sudah kaya akan teknologi seperti saat ini, pemilik bisnis atau perusahaan yang bergerak di bidang industri atau manufaktur mungkin akan mengalami kesulitan dalam memaksimalkan PPIC nya jika masih menggunakan cara manual atau tradisional.

Setiap kesalahan input data mampu menyebabkan data menjadi tidak akurat dan berbagai proses yang lambat juga akan menyebabkan ketidaklancaran pada proses produksi.

Kabar baiknya, saat ini pihak produsen atau pebisnis manufaktur tidak perlu lagi melakukan PPIC secara manual, karena sudah ada banyak aplikasi yang bisa digunakan untuk membantu hal ini, salah satunya adalah majoo. 

Dengan menggunakan aplikasi berbasis cloud seperti majoo, pihak perusahaan akan semakin mudah mengelola berbagai proses secara lebih cepat dan akurat. Seluruh kegiatan produksi juga akan mampu diintegrasikan pada suatu sistem yang terpusat, sehingga pihak produsen tidak perlu lagi menggunakan sistem yang beragam pada setiap proses produksi. So, tunggu apa lagi? Bila ingin perusahaanmu bisa lebih rapi, ya langganan majoo!