Urutan Proses dan Tahapan Seleksi Karyawan yang Efektif

Proses seleksi karyawan itu apa sih? Penting sekali, ya, fungsinya untuk sebuah perusahaan? Urutan prosesnya seperti apa? Kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk bisa mengikuti prosesnya? Siapa yang bertanggung jawab atas seluruh prosesnya?

Hmmm, pernah tidak pertanyaan ini hadir di pikiran kamu? Terutama mungkin kamu yang baru saja menyelesaikan pendidikan atau malah selama ini sibuk dengan bisnis yang kamu jalankan sendiri sehingga tidak terlalu mengenal dunia perusahaan? 

Padahal, dalam bisnis skala kecil maupun sedang pun terkadang membutuhkan proses seleksi karyawan seperti ini, lho.  

Baca Juga: Benarkah Fungsi Karyawan adalah Ujung Tombak Sebuah Bisnis?

Apa itu Proses Seleksi Karyawan?

Proses seleksi karyawan adalah serangkaian langkah yang diadakan oleh perusahaan untuk merekrut kandidat karyawan terbaik. Selain itu, proses seleksi karyawan yang efektif terbukti dapat menghasilkan perekrutan jenis karyawan yang akan meningkatkan moral perusahaan, menambah nilai budaya perusahaan, dan menjaga turnover rate tetap rendah.

Satu hal yang perlu dipahami dulu adalah bahwa proses seleksi karyawan tidak sama dengan proses rekrutmen. Masing-masing adalah fase yang jelas terpisah. Biasanya, rekrutmen dilakukan terlebih dahulu, dan seleksi dilakukan setelah memiliki kumpulan kandidat yang sesuai. 

Pada dasarnya, proses dan tahapan seleksi karyawan pada setiap perusahaan memiliki cara yang sama. Namun, dengan merencanakan langkah-langkah yang diperlukan dan memberikan pengalaman perekrutan yang konsisten dan menyenangkan bagi kandidat, perusahaan bisa mendapatkan karyawan yang lebih baik serta meningkatkan citranya di dalam komunitas.

Proses seleksi karyawan yang solid merupakan komponen penting untuk mendapatkan reputasi perusahaan yang baik. Memiliki prosedur seleksi yang profesional dan tanpa basa-basi pun terbukti dapat membuat pencari kerja datang lebih memilih perusahaanmu dibandingkan dengan perusahaan lain pada industri yang sama.

Baca Juga: Rekrutmen adalah: Pengertian, Tujuan, dan Proses

Fungsi Seleksi Karyawan

Proses seleksi karyawan memiliki fungsi yang sangat penting untuk keberhasilan perusahaan. Hal ini berlaku juga di bisnis kecil yang kontribusi karyawannya memiliki tingkat dampak yang lebih tinggi terhadap perusahaan. 

Menerapkan prosedur dan tahapan seleksi karyawan dengan tepat dapat membantu memastikan bahwa perusahaan akan mempekerjakan karyawan yang kompeten dan loyal yang bisa membantu perusahaan mencapai tujuan bisnis.

Tidak jauh berbeda dengan bisnis dalam skala kecil. Dalam bisnis kecil yang biasanya memiliki lebih sedikit karyawan, kontribusi semua orang sangat penting. Misalnya ada seorang karyawan yang memiliki kinerja buruk, entah karena etos kerja yang buruk atau ketidakcocokan skill yang dimiliki dengan peran atau tanggung jawabnya, maka dampaknya akan langsung dirasakan oleh perusahaan. 

Tidak heran bila semua perusahaan perlu menetapkan kebijakan dan prosedur seleksi karyawan yang memastikan bahwa kandidat adalah orang yang tepat untuk setiap pekerjaan di dalam perusahaan. 

Jika dirangkum, fungsi seleksi karyawan adalah:

• Membangun citra perusahaan sebagai employer
  Melakukan prosedur seleksi karyawan yang solid atau dengan baik dan benar merupakan salah satu cara untuk mendapatkan citra atau reputasi yang baik sebagai employer. 
• Mengurangi risiko turnover
  Perusahaan yang memiliki proses dan tahapan seleksi karyawan yang efektif dapat menghasilkan perekrutan jenis karyawan yang akan meningkatkan moral perusahaan, menambah nilai budaya perusahaan, dan mengurangi risiko terjadinya turnover.
• Menarik perhatian talent berpotensi
  Proses seleksi karyawan yang profesional dan tanpa basa-basi dapat menarik perhatian dari talent yang memiliki potensi. Pada industri yang sama, talent berpotensi ini cenderung akan memilih perusahaan yang memiliki prosedur seleksi karyawan yang lebih jelas.
• Lebih cepat mendapatkan talent
  Fungsi seleksi karyawan yang terakhir ini berhubungan dengan poin sebelumnya, karena proses seleksi karyawan yang profesional secara otomatis akan dapat menarik perhatian dari talent yang berpotensi.

Baca Juga: Tips Memilih SDM yang Tepat Agar Bisnis Lebih Maju

Tahapan Seleksi Karyawan

Beberapa tahapan seleksi karyawan pada perusahaan, antara lain:

Proses Seleksi Administrasi

Sebagai pemilik bisnis atau perusahaan, kamu dapat melakukan seleksi administrasi dari beberapa penilaian, diantaranya: 

• Mulai dari latar belakang pendidikan.
• Pengalaman kerja.
• Skill yang dimiliki oleh calon karyawan

Biasanya, penilaian administrasi tersebut akan dirangkum oleh calon karyawan dalam bentuk surat lamaran dan daftar riwayat hidup. 

Tahap Interview

Saat calon karyawan dinyatakan lolos tahapan seleksi administrasi, tahap selanjutnya adalah melakukan interview dengan pihak HRD Recruitment. Hal ini biasanya akan dilakukan dengan cara memanggil calon kandidat untuk bisa hadir dan melakukan sesi wawancara.

Pertanyaan yang sering kali ditanyakan tentu saja adalah seputar pengalaman kerja, kegiatan sehari-hari dan juga seputar potensi diri calon karyawan. Tahap ini juga akan menilai baik atau buruknya attitude yang dimiliki oleh calon karyawan. 

Tahapan Psikotes

Setelah melewati tahapan interview, tahap selanjutnya adalah tahapan psikotes. Tahapan seleksi karyawan yang satu ini bertujuan untuk melihat potensi dan juga bakat yang dimiliki oleh calon karyawan.

Tahapan Bertemu dengan Manajer HRD

Saat calon karyawan sudah mendapat panggilan untuk bertemu langsung dengan pihak manajer HRD atau pihak pimpinan manajemen lainnya, tandanya mereka sudah sampai di tahap akhir. 

Pada tahap ini, calon karyawan yang bertemu dengan pihak manajemen bertujuan untuk mengetahui kelayakannya berada di posisi pekerjaan tersebut. Selain itu, masalah gaji biasanya adalah hal yang dibahas kemudian. 

Metode Proses Seleksi Karyawan yang Efektif

Selain tahapan seleksi karyawan yang sudah kita bahas tadi, ada beberapa metode proses seleksi karyawan yang efektif untuk dilakukan dalam sebuah perusahaan, yaitu: 

Tes Kemampuan

Tes kemampuan dalam proses seleksi karyawan berguna untuk menyaring pelamar dengan dasar keterampilan dan kemampuan yang berkaitan dengan posisi pekerjaan yang dilamar. 

Selain itu, tes kemampuan juga menunjukkan kemampuan individu dalam posisi yang telah diberikan kepadanya dan tugas yang harus dipenuhi. Tes ini membantu mengukur kemampuan mental seorang karyawan seperti kemampuan verbal, penalaran, matematika, dan kemampuan membaca. 

Tes sebaiknya dipilih setelah dilakukan analisis pekerjaan yang seksama dan hati-hati agar kamu paham dengan pasti jenis kemampuan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.

Tes Integritas

Tes integritas melakukan pengukuran pada rangkaian kecenderungan perilaku yang lebih spesifik. Perusahaan dapat menyelenggarakan tes kejujuran untuk mendapatkan kandidat yang berintegritas. 

Hal ini akan membantu dalam mengukur sikap dan pengalaman karyawan serta membantu dalam menghubungkan individu dengan kejujurannya, seni ketergantungan, dan sifat dapat dipercaya.

Bentuk tes ini dapat diajukan langsung oleh pihak perusahaan dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan rahasia dan terbuka untuk melihat kejujuran kandidat melalui informasi dari diri sendiri. 

Tes Kepribadian

Sesuai dengan namanya, tes kepribadian dalam tahapan seleksi karyawan secara khusus mengukur kandidat berdasarkan sifat kepribadian tertentu yang relevan dengan kinerja pekerjaan. Model tes kepribadian akan memberi tahu perekrut seberapa besar kemungkinan seseorang cocok dengan pekerjaannya dilihat dari kepribadian masing-masing.

Contohnya, untuk menjadi akuntan diperlukan orang yang konservatif dan sangat teliti, sedangkan penjual mobil bekas membutuhkan orang yang aktif dan berbicara sopan.

Baca Juga: Sejauh Mana Kita Perlu Mengenal Karyawan Kita?

Tes Pengetahuan tentang Pekerjaan

Ini adalah bentuk tes yang menguji informasi atau pengetahuan yang dimiliki para pelamar. Pengetahuan yang diujikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan. 

Misalnya, calon karyawan untuk posisi business development harus memiliki pengetahuan mengenai keadaan pasar saat ini sesuai dengan industri perusahaan yang dilamar.

Referensi 

Perusahaan dapat menghubungi perusahaan lama kandidat untuk mengecek sekaligus membuat perkiraan kemampuannya untuk bekerja. Pihak perusahaan juga dapat mengecek latar belakang dengan melakukan searching pada media sosial. Dari media sosial ini perusahaan dapat membuat perkiraan bagaimana karakter kandidat.

Situational Judgement Test

Situational judgement test menghadirkan kandidat dengan skenario yang mungkin mereka alami dalam sebuah peran. Tes ini dilakukan untuk menilai seberapa baik kandidat memprioritaskan pertanyaan klien, mengikuti instruksi, dan menangani situasi di tempat kerja. Metode prosedur seleksi karyawan ini memprediksi kinerja kandidat dan kecocokannya terhadap budaya perusahaan. 

Interview atau Wawancara

Tadi sudah sempat dibahas bahwa tahap interview atau wawancara dilakukan untuk mendapatkan gambaran lebih rinci dari tindakan dan sikap pelamar. Pelamar akan bertemu staf HRD dan juga departemen terkait untuk mempresentasikan diri sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan kepada pelamar pekerjaan.

Metode interview kerja ini berisi percakapan formal dan terperinci yang diperlukan untuk menilai akseptabilitas kandidat. 

Beberapa jenis interview yang biasa dilakukan, yaitu:  

• One-to-one: Dalam jenis interview ini hanya ada dua peserta, yakni pewawancara dan yang diwawancarai
• Sequential: Melibatkan serangkaian interview dan dalam hal ini, kekuatan dan basis pengetahuan masing-masing pewawancara digunakan untuk mengevaluasi kandidat.
• Wawancara panel: Terdiri dari dua atau lebih pewawancara, wawancara ini biasanya lebih formal dibanding wawancara one-to-one.

Baca Juga: Kumpulan Pertanyaan Interview Kerja dan Cara Menjawabnya

Praktik Kerja

Tes praktik kerja pastikan akan memberikan praktik langsung atas pekerjaan yang dilamar. Tes ini mengharuskan pelamar untuk mendemonstrasikan tugas-tugas pekerjaan khusus. Bentuk tes ini mengukur kemampuan para pelamar untuk melaksanakan beberapa bagian pekerjaan yang akan dipegangnya.

Misalnya, praktik komputer, bengkel, dan lainnya. Dari kegiatan praktik tersebut akan terlihat kemampuan pelamar untuk mengerjakan pekerjaannya, termasuk pengetahuan dan keahliannya atas suatu pekerjaan.

Tes Kesehatan dan Kemampuan Fisik Lain

Bentuk tes ini berhubungan langsung dengan kemampuan fisik seseorang untuk mengetahui kekuatan dan ketahanan kandidat. Tidak semua bidang pekerjaan melakukan tes fisik ini.

Ada beberapa pekerjaan yang membutuhkan syarat fisik dan kemampuan fisik tertentu dalam bekerja, sehingga dapat memastikan keselamatan karyawan. Dengan adanya tes ini, perusahaan dapat menilai kecukupan syarat fisik dan juga kemampuan fisik pelamar jika mengerjakan suatu pekerjaan.

Dalam proses seleksi karyawan, prosedur pelaksanaan tes fisik ini biasanya cukup ketat dan perlu dilakukan secara hati-hati, sebab bila ada kesalahan maka mungkin akan terjadi cedera kepada kandidat yang berujung fatal.

Contoh Hasil Kerja

Perusahaan dapat melihat contoh hasil kerja sebelumnya untuk memperkirakan kemampuan pelamar. Contohnya, perusahaan web design tentunya perlu menilai portofolio yang dibuat oleh pelamar yang melamar web designer.

Tentukan Kompensasi Gaji Sesuai Kualitas Kandidat

Jika semua tahapan seleksi karyawan sudah dilakukan dan telah mencapai keputusan positif terhadap seorang kandidat, kamu bisa menentukan kompensasi gaji yang ditawarkan perusahaan kepada orang tersebut.  

Konsepnya, semakin tinggi posisi yang ditawarkan, maka semakin besar kemungkinan kandidat menegosiasikan gaji, uang lembur, jaminan kesehatan dan sebagainya. Tawarkan gaji sesuai dengan kualitas kandidat dan budget perusahaan. 

Sampaikan juga keuntungan yang bisa mereka dapatkan jika bergabung dengan perusahaan kamu yang mungkin saja tidak didapat dari perusahaan sebelumnya. Proses ini sekaligus menentukan tanggal mulai bekerja sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

Tips Melakukan Proses Seleksi Karyawan

Setelah mengetahui berbagai metode dalam proses seleksi karyawan, selanjutnya perusahaan bisa memilih dan merancang metode proses seleksi karyawan yang sesuai dengan budaya perusahaannya. 

Ada tips yang bisa kamu coba sebagai pihak dari perusahaan dalam melakukan proses seleksi karyawan, yaitu:

Memahami Pekerjaan yang Dibutuhkan oleh Perusahaan

Merancang proses seleksi karyawan yang tepat bisa dicapai dengan cara memahami pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan perusahaan. 

Dengan memahami kebutuhan perusahaan secara tepat, proses rekrutmen karyawan akan menjadi benar-benar efektif dan membantu perkembangan perusahaan.

Memberikan Pelatihan kepada Staf HR

Kamu bisa memastikan bahwa setiap individu yang terlibat dalam proses seleksi karyawan mendapatkan pelatihan yang diperlukan demi terciptanya tahapan seleksi karyawan berjalan dengan efektif dan profesional. 

Memantau Proses Seleksi Karyawan

Memantau jalannya seleksi karyawan ini bisa kamu lakukan dengan memeriksa tingkat kelulusan, efisiensi, akurasi serta keadilan bagi seluruh kandidat. Selain memantau, kamu juga bisa melakukan evaluasi untuk terus memberikan perbaikan terhadap prosedur seleksi karyawan ke depannya.

Setelah kamu tahu seperti apa proses seleksi karyawan dan seluruh tahapan yang perlu dipersiapkan, pastinya saat bisa mendapatkan sumber daya manusia yang tepat untuk membantu kamu dalam menjalankan bisnis atau perusahaan, kamu pasti ingin menciptakan suasana kerja yang baik dan sehat.

Ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk menciptakan lingkungan dan suasana kerja yang sehat, antara lain dengan mengerti kebutuhan karyawan, memastikan dia sudah mengerjakan tugasnya untuk mendapatkan haknya, dan pastinya juga jam kerja yang sesuai. Mengenai jam kerja, aplikasi majoo dapat membantumu dalam menghitung jam kerja hingga absensi karyawan.

Fitur karyawan untuk mengatur karyawan dengan pin atau password level dan hak akses. Kamu juga akan mendapatkan laporan absensi karyawan lengkap secara otomatis dan real time. Dengan begitu, akan lebih mudah juga bagi kamu untuk mengelola komisi karyawan. Bagaimana? Tertarik pakai majoo?