Stok Opname: Pengertian, Manfaat dan Cara Membuat Laporannya

Beberapa dari kamu mungkin masih terasa asing dengan istilah stok opname bukan? ya, istilah ini memang lebih populer untuk perusahaan yang berkaitan dengan pengelolaan produk atau barang dalam gudang. 

Sebagai penjual, barang-barang dalam gudang harus selalu diperbarui secara rutin agar para pembeli tidak salah paham. Nah, barang-barang dalam gudang dapat diperbarui dan dihitung dengan mudah menggunakan sistem stok opname lho. Bagaimana caranya? Temukan jawabannya pada pembahasan di bawah ini!

Apa Itu Stok Opname? 

Stok opname merupakan proses perhitungan stok barang yang diverifikasi dalam bentuk catatan elektronik perusahaan. Kegiatan perhitungan ini umumnya dilakukan pada akhir tahun karena termasuk bagian dari audit tahunan perusahaan yang dapat juga dilakukan oleh auditor eksternal perusahaan. 

Kenapa stok opname perlu dilakukan? – stok opname ini dapat membantu prosedur pengambilan stok agar bisnis mendapatkan banyak kesempatan untuk mencatat perbedaan antara catatan elektronik serta manual dan melaporkannya ke auditor untuk menghindari kesalahan dalam perhitungan persediaan stok produk. 

Metode ini tentu saja membantu bisnis untuk mengidentifikasi ketidakcocokan dalam catatan stok produk yang dikelola secara inventaris dengan perhitungan verifikasi manual. Setiap perusahaan tentu saja menyimpan stok produk untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan. 

Proses pencatatan sisa produk ini biasa dilakukan secara bervariasi seperti mencatat di atas kertas yang nantinya akan diinput ke dalam excel. Namun, untuk menghemat waktu kamu juga bisa menggunakan perangkat lunak atau aplikasi khusus stok opname seperti fitur majoo inventory.

majoo inventory sebagai salah satu layanan aplikasi yang sangat mendukung wirausahawan terbukti dari salah satu fitur inventorynya. Melalui fitur ini, kamu dapat mengatur stok barang, bahan, dan mengatur harga modal lengkap dengan laporan analisa perputaran stok produk. Keren ya!

Baca Juga: Stok adalah: Definisi, Metode, Jenis, dan Contoh

Manfaat Stok Opname

Setelah memahami pembahasan di atas, stok opname menjadi hal yang sangat penting untuk suatu bisnis yang berkaitan dengan produk. Akan ada banyak sekali manfaat yang kamu dapatkan ketika mengelola stok produk dengan stok opname seperti berikut ini!

1. Memberikan keuntungan

Stok opname memberikan kamu manfaat yang dapat meningkatkan laba kotor secara teratur, mengurangi kerugian, meningkatkan kontrol kualitas produk, dan mengurangi pemborosan. Dengan stok opname, tentu saja suatu bisnis akan lebih sering memantau stok produk beserta kualitasnya yang berdampak pada keuntungan bisnis. 

2. Sistem yang lebih efektif 

Sebelumnya, pelaporan stok ini dilakukan pada satu hari yang statistik angkanya akan bergerak selama beberapa hari kedepannya. Hal ini akan berbeda apabila stok opname dilakukan dengan aplikasi khusus stok opname seperti majoo inventory yang sistem pelaporannya dapat langsung keluar dalam waktu yang sama. 

3. Tindak lanjut secara cepat

Manfaat stok opname lainnya adalah sebagai bentuk tindak lanjut cepat terhadap kekosongan stok produk. Kamu dapat memahami secara cepat jika terdapat produk yang kurang atau hilang sehingga menghindari kekosongan stok produk dalam gudang. 

Sistem ini juga membantu bisnis menghindari kehilangan produk dengan adanya perbedaan antara jumlah produk seharusnya dengan jumlah yang tercatat dalam sistem. Dengan begini, kamu dapat terhindar dari kerugian sekaligus pelanggan setiamu bukan? 

Baca Juga: Pengertian dan Tujuan Stock Opname yang Tertata dan Akurat

4. Memperbaiki pelayanan pelanggan

Hampir semua orang menginginkan hal yang serba cepat termasuk pengiriman suatu barang. Untuk itu, suatu bisnis yang berkaitan dengan penjualan produk atau barang harus dapat menyediakan layanan pengiriman barang yang cepat dan instan. 

Hal ini tentu saja dapat lebih mudah dicapai dengan penerapan stok opname untuk meningkatkan efisiensi operasional suatu bisnis. Stok opname dapat mengatur jadwal produk masuk, produksi, dan pengiriman barang yang lebih efektif. 

Untuk pelayanan yang lebih baik lagi, kamu juga bisa mengandalkan aplikasi kasir berbasis online dengan kemampuan kasir multi cabang multi gudang dari majoo. Aplikasi kasir ini dilengkapi dengan navigasi berbeda untuk setiap jenis usaha sehingga dapat mencatat semua jenis order, operasional meja, pencatatan alur jasa, dan bahkan mencatat komisi karyawan. 

5. Keakuratan data

Stok opname juga bermanfaat untuk memberikan data keuangan yang lebih akurat untuk keuntungan perusahaan. Data keuangan akan lebih akurat karena adanya fitur-fitur yang bertugas mengontrol dan melaporkan barang masuk hingga keluar yang keseluruhannya tercatat dalam sistem. 

6. Analisis perkembangan perusahaan

Manfaat stok opname juga dapat digunakan sebagai bentuk analisis terhadap perkembangan bisnis perusahaan. Data-data stok opname tahun-tahun sebelumnya dapat digunakan sebagai analisis perkembangan perusahaan kedepannya. 

7. Mengatur gudang

Stok barang dalam gudang dapat diatur dengan baik dengan adanya penerapan stok opname yang konsisten. Barang yang tersimpan dalam gudang dapat tersusun secara teratur sehingga para petugas dapat dengan mudah mencari stok produk yang dibutuhkan kapan saja.

Apalagi ketika petugas ingin menghitung jumlah stok produk dalam gudang, penerapan stok opname yang konsisten akan memudahkan para petugas dalam hal ini. mengapa? Karena umumnya ketika melakukan stok opname, para petugas cenderung mengumpulkan barang-barang yang masuk dalam penjualan tertinggi di bagian yang sama sehingga lebih mudah dijangkau. 

Kapan stok opname dilakukan? – stok opname pada suatu perusahaan tentu akan berbeda-beda tergantung dari kebijakan yang sudah ditetapkan. Umumnya, stok opname ini dilakukan pada periode tahunan, per kuartal (4 bulan), triwulan (3 bulan), dan sebulan sekali. 

Namun, banyak perusahaan yang melakukan stok opname ini di periode per kuartal atau triwulan karena proses pendataan ini memang membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu, para petugas juga harus memeriksa semua produk atau barang secara detail untuk mengetahui kondisinya secara pasti. Di zaman serba canggih ini, manfaatkan aplikasi khusus stok opname dari majoo inventory untuk kemudahan perkembangan bisnismu!

Cara Membuat Laporan Stok Opname dengan Excel

Laporan stok opname merupakan laporan dalam bentuk ringkasan suatu bisnis, industri, atau organisasi yang memberikan informasi tentang stok atau pasokan berbagai barang. Laporan ini biasanya ditulis dalam berbagai bentuk dengan informasi yang jelas dan lengkap. Nah, kamu bisa mulai membuat laporan stok opname mu sendiri dengan beberapa cara di bawah ini!

1. Buatlah daftar item produk

Langkah pertama, cantumkan stok item produk yang membantumu agar tetap teratur kedepannya terhadap pendataan stok barang. Jangan lupa untuk mencantumkan ruangan stok barang untuk memudahkanmu dalam mendata stok produk. Buat juga daftar produk yang sudah tidak tersedia lagi atau habis untuk keperluan pajak. 

2. Data dalam file excel 

Buatlah laporan stok produk dengan bantuan Microsoft Excel atau google spreadsheet dan atur agar terlihat rapi dan mudah dipahami. 

3. Buatlah kolom nama produk 

Sediakanlah kolom untuk memasukkan daftar nama produk untuk memudahkan pendataan. Sebaiknya disusun berdasarkan urutan abjad ya!

4. Buatlah kolom deskripsi 

Sediakan juga kolom deskripsi untuk menjelaskan segala hal tentang produk secara detail dan akurat. Misalnya, produk sayuran, berikan keterangan warna dan kondisi kesegarannya. 

5. Buatlah kolom harga 

Sediakan kolom harga tiap produk yang biasanya dibagi berdasarkan kategori harga produksi, harga modal, dan harga eceran. Masukkan juga beberapa informasi harga terbaru per produk bila perlu. 

6. Buatlah kolom sisa stok 

Sediakan juga kolom untuk menjelaskan tentang jumlah stok setiap barang yang tersisa. Untuk produk habis, sebaiknya jangan dihapus melainkan isi dengan keterangan 0. 

Kolom ini akan memberikan keterangan tentang jumlah stok barang dalam gudang apakah sudah memenuhi kebutuhan para pelanggan atau tidak per bulannya. 

7. Masukkan keterangan periode 

Perlu kamu ingat bahwa laporan stok barang ini harus diisi secara konsisten di setiap periode yang ditentukan. Apakah per kuartal, triwulan, atau sebulan sekali. 

Pastikan di laporanmu terdapat keterangan periode waktu yang sudah ditentukan untuk keakuratan data-data laporan stok opname. Format Microsoft excel yang digunakan harus dapat menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stok opname sehingga dapat diketahui dengan segera apabila terjadi selisih. 

Setelah semua proses stok opname selesai dilakukan, jangan lupa untuk melakukan pengecekan ulang stok produk apakah mungkin terjadi kesalahan dalam perhitungan atau selisih atas stok produk. Setelah proses pengecekan akhir ini selesai, hasil stok opname nantinya akan diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan produk. 

Baca Juga: Stok Barang Aman di High Season: Kelola dengan Cerdas!

Bidang Bisnis Apa Saja yang Membutuhkan Stok Opname? 

Berkaitan dengan pengelolaan stok produk, berikut beberapa bidang usaha yang sangat membutuhkan stok opname dalam perkembangan bisnisnya!

1. Bisnis Manufaktur 

Bisnis manufaktur merupakan salah satu bisnis yang sangat membutuhkan stok opname dalam menjalankan aktivitasnya. Mengapa? Karena bisnis ini mengelola bahan mentah atau bahan setengah jadi hingga menjadi barang yang dapat dijual. 

Bisnis manufaktur ini umumnya mengelola setiap produknya dalam skala besar. Contoh dari bisnis manufaktur adalah perusahaan yang memproduksi barang mentah hingga menjadi barang yang memiliki nilai jual seperti industri otomotif. Seluruh kegiatannya mulai dari pengolahan produk hingga proses produksi membutuhkan pendataan yang akurat dengan stok opname. 

2. Bisnis Kuliner 

Bisnis kuliner juga membutuhkan stok opname untuk memantau ketersediaan bahan baku di gudang. Stok opname dalam bisnis kuliner membantu dalam memberikan informasi yang tepat mengenai apakah bahan-bahan baku tersebut masih layak dikonsumsi sebelum diolah menjadi makanan. 

3. Bisnis Grosir 

Perlu kamu ketahui, stok opname ini tidak hanya bekerja untuk menghitung dan mengecek stok produk dalam gudang namun juga dapat menghitung kas, aktiva, hutang, dan piutang. Perusahaan retail dan grosir sudah pasti sangat membutuhkan stok opname dalam aktivitasnya untuk menghitung jumlah produk dan persediaan barang dan kas. 

4. Bisnis Retail

Hampir serupa dengan bisnis grosir, bisnis retail juga sangat membutuhkan stok opname untuk mengelola ketersediaan stok produk dalam gudang sebelum diletakkan pada rak toko untuk dijual. Dalam bisnis retail, stok opname juga dimanfaatkan untuk menghitung arus kas, hutang, dan piutang. 

Setelah memahami pembahasan di atas, stok opname menjadi hal yang sangat penting bagi perkembangan sebuah bisnis. Untuk itu, jangan sampai lupa untuk mencatat kerugian dan keuntungan bisnismu dengan stok opname ya!

Sumber: 

• https://www.jojonomic.com/blog/stock-opname/

• https://www.highspeedtraining.co.uk/hub/importance-of-stocktaking

• https://www.freepik.com/