Panduan Efektif Pembukuan Bendahara dalam Organisasi

Sebagai seorang bendahara dalam organisasi, kamu bertanggung jawab untuk mengelola dan melaporkan keuangan organisasi. Pembukuan yang baik dan akurat sangat penting untuk menghindari kesalahan dalam pengelolaan keuangan dan memastikan keberlanjutan organisasi. Dalam artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah pembuatan pembukuan bendahara, tips mengelola keuangan organisasi, dan contoh pembukuan bendahara yang baik.

Langkah-langkah Pembuatan Pembukuan Bendahara

1. Mengidentifikasi Sumber Pendapatan dan Pengeluaran

Sebagai bendahara, kamu harus mengidentifikasi sumber pendapatan dan pengeluaran organisasi. Ini akan membantu kamu melacak pemasukan dan pengeluaran secara efektif. Beberapa contoh sumber pendapatan termasuk donasi, sponsor, dan penjualan produk. Contoh pengeluaran termasuk biaya operasional, gaji karyawan, dan pembayaran kepada pemasok. Kamu perlu membuat daftar yang lengkap dan rinci dari sumber-sumber ini agar mudah melacak dan mengelola transaksi keuangan.

2. Membuat Sistem Akuntansi

Membuat sistem akuntansi yang efisien sangat penting untuk mengelola keuangan organisasi. Sistem akuntansi yang baik akan mencakup rekening, jurnal, dan laporan keuangan. Rekening digunakan untuk mengelompokkan transaksi yang serupa, jurnal digunakan untuk mencatat transaksi, dan laporan keuangan digunakan untuk menganalisis kinerja keuangan organisasi. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat kamu ikuti untuk membuat sistem akuntansi yang efisien:

• Tentukan metode akuntansi: Kamu harus memilih metode akuntansi yang sesuai untuk organisasimu, seperti metode kas atau akrual. Metode kas mencatat transaksi ketika uang diterima atau dibayarkan, sedangkan metode akrual mencatat transaksi ketika pendapatan atau pengeluaran diakui, terlepas dari kapan uang diterima atau dibayarkan.

• Buat rekening: Rekening digunakan untuk mengelompokkan transaksi keuangan yang serupa. Kamu perlu membuat rekening untuk setiap jenis pendapatan, pengeluaran, aset, kewajiban, dan ekuitas. Pastikan rekening tersebut disusun dengan sistematis dan mudah dipahami.

• Buat jurnal: Jurnal adalah catatan kronologis dari semua transaksi keuangan organisasi. Kamu harus mencatat setiap transaksi dalam jurnal sesuai dengan tanggal dan rekening yang terkait. Pastikan untuk mencatat transaksi secara akurat dan konsisten.

• Buat laporan keuangan: Laporan keuangan digunakan untuk menganalisis kinerja keuangan organisasi dan membuat keputusan bisnis. Laporan keuangan yang umum meliputi neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Buat laporan keuangan secara berkala, seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, tergantung pada kebutuhan organisasi.
  
  

3. Melakukan Rekonsiliasi Bank

Rekonsiliasi bank adalah proses membandingkan catatan keuangan organisasi dengan catatan bank untuk memastikan akurasi informasi. Hal ini penting untuk mengidentifikasi kesalahan, penipuan, atau ketidaksesuaian dalam catatan keuangan. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat kamu ikuti untuk melakukan rekonsiliasi bank:

• Periksa saldo bank: Periksa saldo bank pada tanggal tertentu dan bandingkan dengan saldo dalam catatan keuangan organisasi. Pastikan saldo tersebut sesuai.

• Cocokkan transaksi: Bandingkan setiap transaksi dalam catatan keuangan organisasi dengan transaksi yang tercatat dalam rekening bank. Pastikan tidak ada transaksi yang terlewat, salah dicatat, atau tidak sesuai.

• Identifikasi perbedaan: Jika ada perbedaan antara catatan keuangan organisasi dan rekening bank, identifikasi penyebab perbedaan tersebut. Beberapa penyebab umum meliputi kesalahan dalam mencatat transaksi, transaksi yang belum dicatat, atau transaksi yang dicatat lebih dari sekali.

• Lakukan koreksi: Setelah mengidentifikasi penyebab perbedaan, lakukan koreksi yang diperlukan dalam catatan keuangan organisasi. Hal ini mungkin melibatkan pencatatan transaksi yang terlewat, menghapus transaksi yang salah, atau mengoreksi kesalahan pencatatan.

• Buat laporan rekonsiliasi: Setelah melakukan rekonsiliasi bank, buat laporan rekonsiliasi yang mencakup informasi tentang saldo awal, transaksi yang dicocokkan, perbedaan yang diidentifikasi, dan saldo akhir. Laporan ini akan membantu kamu dalam mengawasi akurasi catatan keuangan organisasi dan mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian.

4. Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal adalah prosedur dan kebijakan yang dirancang untuk memastikan integritas dan keandalan sistem akuntansi dan pembukuan bendahara. Berikut adalah beberapa pengendalian internal yang dapat kamu terapkan dalam organisasi:

• Pembagian tugas: Untuk mengurangi risiko kesalahan atau penipuan, sebaiknya tugas-tugas keuangan dibagi di antara beberapa individu. Misalnya, orang yang mencatat transaksi keuangan tidak boleh memiliki akses langsung ke dana organisasi, dan orang yang menyetujui pengeluaran harus berbeda dari orang yang mengajukan permintaan pengeluaran.

• Otorisasi dan persetujuan: Pastikan setiap transaksi keuangan memerlukan otorisasi dan persetujuan dari pihak yang berwenang. Hal ini akan membantu mencegah transaksi yang tidak sah dan memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan anggaran dan kebijakan organisasi.

• Pemeriksaan berkala: Melakukan pemeriksaan berkala pada catatan keuangan organisasi untuk memastikan akurasi dan keandalan informasi. Pemeriksaan ini mungkin meliputi audit internal, peninjauan laporan keuangan, dan verifikasi aset.

• Pelatihan dan dukungan: Berikan pelatihan dan dukungan yang diperlukan kepada staf yang bertanggung jawab atas tugas-tugas keuangan. Hal ini akan membantu mereka memahami tanggung jawab mereka, mengikuti prosedur yang benar, dan menjaga integritas sistem akuntansi.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu dapat membuat dan mengelola pembukuan bendahara yang efektif dan akurat. Selain itu, menerapkan pengendalian internal yang baik akan membantu memastikan keandalan sistem akuntansi dan melindungi organisasi dari risiko kesalahan atau penipuan.

Tips Mengelola Keuangan Organisasi

Mengelola keuangan organisasi secara efisien dan efektif sangat penting untuk keberhasilan dan keberlanjutan jangka panjang. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu kamu dalam mengelola keuangan organisasi:

1. Tetapkan tujuan keuangan jangka pendek dan jangka panjang: Tujuan keuangan yang jelas dan terukur akan membantu organisasi tetap fokus pada prioritas dan menggunakan sumber daya dengan bijaksana. Pastikan tujuan keuangan sejalan dengan misi dan visi organisasi.

2. Buat anggaran yang realistis: Anggaran yang realistis dan fleksibel akan memungkinkan organisasi untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien dan merespon perubahan dalam pendapatan atau pengeluaran. Pastikan anggaran mencerminkan prioritas organisasi dan selalu tinjau dan sesuaikan anggaran sesuai kebutuhan.

3. Pantau arus kas: Arus kas yang sehat adalah kunci keberhasilan organisasi. Pantau arus kas secara berkala untuk memastikan bahwa organisasi memiliki dana yang cukup untuk memenuhi kewajiban jangka pendek dan jangka panjang. Jika perlu, pertimbangkan untuk mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan arus kas, seperti meningkatkan pendapatan, mengurangi pengeluaran, atau mengatur pinjaman.

4. Jaga transparansi keuangan: Transparansi keuangan akan meningkatkan kepercayaan dan dukungan dari anggota organisasi, pemangku kepentingan, dan masyarakat. Pastikan laporan keuangan organisasi mudah diakses dan mudah dipahami, dan komunikasikan kinerja keuangan secara teratur kepada anggota dan pemangku kepentingan.

5. Lakukan evaluasi keuangan secara rutin: Evaluasi keuangan secara rutin akan membantu organisasi mengidentifikasi masalah potensial sebelum menjadi kritis dan mengambil langkah-langkah pencegahan yang diperlukan. Evaluasi keuangan mungkin meliputi analisis rasio keuangan, audit internal, atau penilaian kinerja program dan proyek.

6. Investasikan dalam teknologi keuangan: Teknologi keuangan, seperti perangkat lunak akuntansi atau aplikasi manajemen keuangan, dapat membantu organisasi mengelola keuangan dengan lebih efisien dan efektif. Pertimbangkan untuk berinvestasi dalam teknologi keuangan yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran organisasi.

7. Kembangkan kebijakan dan prosedur keuangan: Kebijakan dan prosedur keuangan yang jelas dan konsisten akan memastikan bahwa semua anggota organisasi memahami tanggung jawab mereka dan mengikuti praktik keuangan yang baik. Kebijakan dan prosedur ini harus mencakup topik seperti pengelolaan kas, pengeluaran, pembayaran, dan pelaporan.

8. Berikan pelatihan dan dukungan kepada staf keuangan: Staf yang terampil dan berpengetahuan akan membantu memastikan bahwa sistem keuangan organisasi berjalan dengan baik dan efisien. Berikan pelatihan yang diperlukan kepada staf keuangan untuk memastikan mereka memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan tugas mereka dengan baik. Selain itu, berikan dukungan yang diperlukan untuk membantu staf keuangan mengatasi tantangan yang mungkin dihadapi dalam pengelolaan keuangan organisasi.

9. Pertahankan hubungan yang baik dengan pemberi dana dan kreditur: Hubungan yang baik dengan pemberi dana dan kreditur akan membantu memastikan bahwa organisasi memiliki akses ke sumber pendanaan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan keuangan. Pastikan untuk menjaga komunikasi yang terbuka dan jujur dengan pemberi dana dan kreditur, serta melaporkan kinerja keuangan secara teratur dan tepat waktu.

10. Siapkan untuk masa depan: Selalu siapkan organisasi untuk masa depan dengan membuat rencana keuangan jangka panjang yang mencakup proyeksi pendapatan dan pengeluaran, investasi dalam aset, dan penciptaan cadangan keuangan untuk menghadapi situasi darurat atau peluang yang tidak terduga. Dengan merencanakan masa depan secara hati-hati, organisasi akan lebih siap untuk menghadapi perubahan ekonomi atau keadaan yang tidak terduga.

Dengan mengikuti tips ini, kamu akan lebih siap untuk mengelola keuangan organisasi secara efektif, memastikan keberlanjutan jangka panjang, dan mencapai tujuan keuangan yang telah ditetapkan. Mengelola keuangan organisasi dengan baik bukan hanya tugas bendahara, tetapi merupakan tanggung jawab semua anggota organisasi. Oleh karena itu, pastikan seluruh anggota organisasi memahami pentingnya pengelolaan keuangan yang baik dan bekerja sama untuk mencapai tujuan keuangan yang telah ditetapkan.

Contoh Pembukuan Bendahara yang Baik

Pembukuan bendahara yang baik melibatkan pencatatan, pengorganisasian, dan penyajian data keuangan secara akurat, lengkap, dan sistematis. Berikut ini adalah contoh beberapa elemen penting dari pembukuan bendahara yang baik:

• Buku Jurnal: Buku Jurnal adalah catatan kronologis dari semua transaksi keuangan yang terjadi dalam organisasi. Dalam Buku Jurnal, kamu harus mencatat setiap transaksi yang melibatkan penerimaan atau pengeluaran dana, termasuk tanggal transaksi, jumlah, deskripsi, dan akun yang terkait.

• Buku Besar: Buku Besar adalah ringkasan semua transaksi yang terjadi dalam organisasi, dikelompokkan berdasarkan akun. Dalam Buku Besar, kamu harus mencatat saldo awal, penambahan, pengurangan, dan saldo akhir untuk setiap akun pada periode waktu tertentu (misalnya, bulanan atau tahunan).

• Neraca Saldo: Neraca Saldo adalah laporan yang menampilkan saldo akhir dari semua akun dalam Buku Besar pada akhir periode waktu tertentu. Neraca Saldo digunakan untuk memeriksa akurasi pembukuan dan memastikan bahwa total debet dan kredit pada semua akun seimbang.

• Laporan Laba Rugi: Laporan Laba Rugi adalah laporan keuangan yang menampilkan pendapatan, beban, dan laba bersih atau rugi organisasi selama periode waktu tertentu. Laporan Laba Rugi membantu organisasi dalam mengukur kinerja keuangan dan mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian atau perbaikan.

• Neraca: Neraca adalah laporan keuangan yang menampilkan aset, kewajiban, dan ekuitas organisasi pada tanggal tertentu. Neraca membantu organisasi dalam menilai posisi keuangan dan kemampuan untuk memenuhi kewajiban jangka pendek dan jangka panjang.

• Laporan Arus Kas: Laporan Arus Kas adalah laporan keuangan yang menampilkan aliran kas masuk dan keluar dari organisasi selama periode waktu tertentu. Laporan Arus Kas membantu organisasi dalam mengelola likuiditas dan memastikan bahwa memiliki dana yang cukup untuk memenuhi kewajiban dan investasi.

• Laporan Anggaran vs Realisasi: Laporan Anggaran vs Realisasi adalah laporan yang membandingkan anggaran yang disetujui dengan realisasi aktual pendapatan dan pengeluaran selama periode waktu tertentu. Laporan ini membantu organisasi dalam mengukur kinerja keuangan dan mengidentifikasi area yang memerlukan penyesuaian anggaran atau perubahan strategi.

Dalam melakukan pembukuan bendahara yang baik, pastikan untuk menjaga ketelitian dan konsistensi dalam pencatatan, pengorganisasian, dan penyajian data keuangan. Selain itu, pastikan untuk memeriksa pembukuan secara berkala untuk mengidentifikasi dan mengatasi kesalahan atau ketidakakuratan sebelum menjadi masalah yang lebih besar. 

Menggunakan Software Akuntansi untuk Membantu Pembukuan Bendahara

Menggunakan software akuntansi dapat membantu kamu dalam mengelola pembukuan bendahara dengan lebih efisien dan akurat. Beberapa keuntungan menggunakan software akuntansi meliputi:

• Kemudahan dalam mencatat dan melacak transaksi keuangan

• Otomatisasi proses, seperti rekonsiliasi bank dan pembuatan laporan keuangan

• Pengelolaan pajak yang lebih mudah dan tepat

Setelah membaca panduan efektif pembukuan bendahara dalam organisasi ini, kamu mungkin bertanya-tanya bagaimana cara mengimplementasikan semua langkah, tips, dan contoh yang telah disampaikan dengan mudah dan efisien. Solusinya ada di ujung jari kamu: Aplikasi Akuntansi Majoo, solusi sempurna untuk membantu kamu mengelola keuangan organisasi maupun bisnis dengan baik.

Aplikasi Akuntansi Majoo merupakan bagian dari produk Majoo, aplikasi wirausaha untuk UMKM. Dengan Aplikasi Akuntansi Majoo, kamu akan mendapatkan berbagai fitur yang akan memudahkan pencatatan, dan penyajian data keuangan secara akurat, lengkap, dan sistematis, sesuai dengan contoh pembukuan bendahara yang baik yang telah dibahas dalam artikel ini.

Jadi, tunggu apalagi? Segera coba Aplikasi Akuntansi Majoo untuk mengoptimalkan pembukuan bendahara organisasi atau bisnis kamu. Dapatkan solusi terbaik untuk mengelola keuangan bisnis dengan lebih mudah, efisien, dan akurat.

Pembukuan bendahara yang efektif sangat penting dalam pengelolaan keuangan organisasi. Dalam artikel ini, kita telah membahas langkah-langkah pembuatan pembukuan bendahara, tips mengelola keuangan organisasi, dan contoh pembukuan bendahara yang baik. Mengikuti panduan ini dan menggunakan aplikasi akuntansi yang tepat akan membantu kamu mengelola keuangan organisasi dan bisnis dengan lebih baik dan memastikan keberlanjutan organisasi maupun bisnis.

Sumber: 

• https://bukumitra.id/artikel/pembukuan-usaha/contoh-pembukuan-bendahara-116339

• https://mitra.bukalapak.com/artikel/ketahui-contoh-dan-tahapan-membuat-pembukuan-bendahara-yang-sederhana-120530

• https://www.cocreate.id/articles/mengelola-keuangan-organisasi-nonprofit/

• https://www.cimbniaga.co.id/id/inspirasi/perencanaan/5-cara-mengelola-keuangan-secara-baik-dan-optimal

• https://www.jurnal.id/id/blog/contoh-pembukuan/

• https://www.freepik.com/