TQM adalah: Definisi, Konsep, Unsur, dan Manfaatnya

Beberapa dari kamu mungkin pernah mendengar istilah TQM, bukan? TQM adalah konsep yang awalnya diciptakan untuk sektor manufaktur, tapi kini banyak perusahaan dari berbagai industri menerapkannya.

Kepanjangan TQM adalah Total Quality Management yang artinya suatu konsep perusahaan dalam rangka meningkatkan kepuasan konsumen (customer satisfaction). Dalam implementasi konsep ini, segala sumber daya yang perusahaan miliki akan digunakan, mulai dari karyawan, data, operasional, dan lain sebagainya.

Diharapkan cara ini akan menumbuhkan customer loyalty sehingga membawa kesuksesan jangka panjang bagi bisnis perusahaan.

Supaya kamu lebih paham tentang TQM, yuk, simak artikel ini sampai habis!

Apa Itu Total Quality Management (TQM)?

TQM adalah konsep atau sistem manajemen kualitas yang berfokus pada pelanggan dengan melibatkan semua sumber daya perusahaan guna perbaikan yang berkesinambungan. Pengertian lainnya, TQM adalah strategi manajemen yang bertujuan menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi.

Secara sederhana, bisa disimpulkan bahwa TQM adalah pendekatan yang manajemen lakukan untuk mencapai goals jangka panjang melalui kepuasan pelanggan. Prinsip kerja TQM adalah dengan menggunakan strategi, data, dan komunikasi yang efektif ke dalam aktivitas dan budaya perusahaan.

Pelaksanaan Total Quality Management yang baik akan diperoleh jika seluruh karyawan perusahaan turut aktif melakukan peningkatan proses pembuatan produk, layanan, serta budaya pada perusahaan tersebut. Tujuannya untuk menciptakan kualitas terbaik terhadap layanan atau produk agar kepuasan pelanggan bisa dicapai.

Beberapa contoh total quality management yang bisa dijumpai yaitu penerapan manajemen operasional yang komprehensif untuk meningkatkan kualitas produk. Contoh total quality management lainnya yaitu pembinaan SDM yang menyeluruh untuk menghasilkan layanan terbaik kepada customer. Pelaksanaan strategi marketing dengan melibatkan semua divisi juga merupakan contoh total quality management yang bisa diterapkan dalam bisnis.

Tujuan Total Quality Management

Umumnya, perusahaan menerapkan TQM pada bisnis mereka karena memiliki beberapa goals atau tujuan yang perlu dicapai. Beberapa tujuan perusahaan dengan menggunakan TQM adalah sebagai berikut.

• Memberikan produk atau layanan yang berkualitas sesuai dengan selera konsumen.
• Membangun loyalitas pelanggan terhadap brand atau layanan perusahaan.
• Menciptakan suasana kerja yang nyaman, tapi tetap produktif karena terdapat kejelasan pembagian tugas, SOP, dan target.
• Meningkatkan kualitas dan sales produk.

Baca juga: Struktur Organisasi Perusahaan dan Tugasnya

Manfaat Total Quality Management

Selain mempunyai tujuan, TQM juga mempunyai manfaat jangka panjang pada perusahaan dan berhubungan dengan tingkat kepuasan pelanggan. Yuk, tengok beberapa manfaat lain yang bisa didapatkan perusahaan ketika mengimplementasikan TQM.

1. Penghematan Biaya

Saat mengimplementasikan TQM, perusahaan dapat menghemat biaya, khususnya pada bidang scrap, rework, layanan lapangan, dan pengurangan biaya garansi. TQM akan memungkinkan perusahaan dalam meningkatkan keuntungan karena pengurangan biaya ini akan berimbas pada laba bottom-line tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

2. Kepuasan Pelanggan

Dengan mengimplementasikan sistem manajemen ini, seharusnya hanya akan ada sedikit keluhan pelanggan. Jika perusahaan mempunyai produk ataupun layanan yang lebih baik daripada kompetitor dan dapat berinteraksi dengan pelanggan tentunya akan dapat meminimalisasi kesalahan.

Selain itu, tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi juga akan meningkatkan pangsa pasar, karena pelanggan yang loyal dapat mendatangkan pelanggan baru bagi perusahaan. Cara ini biasanya disebut Words of Mouth (WOM). Tingkat penjualan melalui WOM ini jauh lebih memuaskan dan lebih efektif daripada teknik penjualan lainnya. 

3. Mengurangi Cacat Produk atau Layanan

Sistem Total Quality Management (TQM) lebih fokus dalam meningkatkan kualitas produk atau layanan dalam suatu proses daripada memeriksa kualitas menjadi sebuah proses. Cara ini tentu saja akan mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan. 

4. Peningkatan Moral Karyawan

Keberhasilan dari mengimplementasikan Total Quality Management (TQM) akan terus dirasakan dan terbukti mampu mengarah pada peningkatan atas moral karyawan perusahaan. Bahkan TQM juga dapat mengurangi pergantian karyawan dan mengurangi biaya untuk merekrut serta melatih karyawan baru, lho!

5. Membuat Perusahaan Menjadi Lebih Kuat untuk Menghadapi Kompetisi

TQM sangat membantu perusahaan dalam memahami tingkat persaingan bisnis dan mengembangkan strategi yang efektif ketika menghadapi suatu kompetisi di pasar. Kelangsungan hidup perusahaan adalah aspek yang sangat penting diperhatikan di tengah kompetisi pasar yang ketat. Bisa dikatakan bahwa TQM dapat membantu perusahaan dalam memahami pelanggan dan pasar

6. Mengembangkan Sistem Komunikasi Memadai

Adanya sistem komunikasi yang salah dan tidak memadai serta prosedur yang kurang baik merupakan masalah pengembangan perusahaan. Masalah komunikasi akan melahirkan kesalah pahaman, rendahnya produktivitas, buruknya kualitas, duplikasi performa, serta rendahnya semangat kerja.

Total Quality Management (TQM) akan mengikat karyawan suatu perusahaan dari berbagai divisi dan tingkatan manajemen untuk melahirkan komunikasi yang baik.

7. Proses yang Selalu Ditinjau

TQM akan membantu menjangkau setiap proses yang dibutuhkan perusahaan dalam mengembangkan strategi perbaikan tanpa henti. Usaha dalam meningkatkan kualitas ini harus dilakukan secara berkelanjutan untuk memenuhi seluruh tantangan yang sifatnya dinamis.

Baca juga: Worth to Try: Strategi FOMO Marketing pada Bisnis

Prinsip dan Konsep Total Quality Management

Menurut Wibowo (2011:152), prinsip total quality management, antara lain:

• Quality leadership, kepemimpinan yang memiliki tinggi.
• Stakeholder focus, fokus terhadap semua kepentingan pemegang saham, karyawan perusahaan, pemasok, konsumen, serta masyarakat pada umumnya.
• Integrated business strategy, perencanaan kualitas sudah diintegrasikan ke dalam strategi bisnis.
• Teamwork, memeihara kerja sama yang baik di dalam tim.
• Empowerment, kemampuan memberikan kepercayaan dan wewenang.
• Process management, manajemen proses dengan kualitas tinggi.
• Asset management, manajemen aset yang efisien.
• Continuous improvement, perbaikan kualitas secara berkelanjutan.
• Learning organization, menanam sikap untuk terus belajar.
• Measurement, pengukuran semua proses untuk mengetahui adanya perbaikan dan pemeliharaan untuk mencapai standar kualitas yang telah disetujui.
• Added value, menciptakan nilai tambah produk atau jasa yang bermanfaat bagi konsumen dan menguntungkan bagi produsen.

Sedangkan konsep total quality management terbagi menjadi enam, yaitu:

• Manajemen perusahaan akan berkomitmen untuk terlibat penuh dalam memberi dukungan dari atas ke bawah.
• Fokus TQM, antara lain konsumen, internal, dan eksternal.
• Melibatkan dan memberdayakan seluruh SDM perusahaan secara efektif.
• Perbaikan secara berkelanjutan dari seluruh proses bisnis dan proses produksi.
• Melibatkan para suppliers sebagai mitra kerja.
• Menentukan sistem pengukuran untuk semua proses produksi dan bisnis.

Baca juga: Sustainable Business: Pengertian dan Contohnya

Unsur Total Quality Management

Selain mempunyai tujuan, manfaat, prinsip dan konsep, TQM juga mempunyai unsur-unsur yang perlu kamu ketahui. Unsur-unsur TQM, antara lain:

Fokus pada Pelanggan

Arti fokus kepada pelanggan ialah pelanggan merupakan pihak yang paling penting untuk diperhatikan sehingga kualitas produk atau jasa bisa sesuai dengan kebutuhan mereka. Berdasarkan hal ini, perusahaan harus fokus pada semua kegiatan operasional untuk mencapai kualitas sekaligus untuk meningkatkan kualitas secara kontinu.

Keterlibatan Karyawan

Keterlibatan karyawan maksudnya ialah perusahaan harus memahami bahwa karyawan merupakan sumber daya penting untuk mencapai tujuan perusahaan. Sebagai elemen penting, sudah selayaknya jika karyawan mendapat keterlibatan secara menyeluruh untuk mendukung peningkatan kualitas yang berkesinambungan di dalam perusahaan.

Fokus pada Proses

Proses merupakan rangkaian aktivitas yang panjang, mulai dari mendapat bahan mentah, produksi untuk mentransformasi barang mentah menjadi barang jadi, hingga menghasilkan produk atau jasa untuk kemudian dikirim ke pelanggan. Proses inilah yang menjadi bagian besar untuk menjaga kualitas sehingga selayaknya mendapat porsi perhatian yang besar dalam konsep TQM.

Baca juga: Konsep Bisnis yang Perlu Dipahami Pebisnis

Integrasi Sistem

Kesinambungan antar departemen baik secara vertikal maupun horizontal wajib diupayakan dalam pengaplikasian TQM. Sistem yang terintegrasi ini harus dikomunikasikan kepada semua karyawan sehingga tercipta kerja sama yang baik guna mencapai goals perusahaan.

Pendekatan Strategi

Pendekatan strategi dilakukan dalam melaksanakan taktik untuk mencapai strategi perusahaan secara keseluruhan.

Peningkatan Berkesinambungan

Unsur lain dari TQM adalah untuk mendorong perusahaan melakukan evaluasi usaha dan analisis dalam menciptakan strategi paling efektif untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. 

Komunikasi

Tak ada yang bisa memungkiri bahwa komunikasi merupakan nafas bagi setiap aktivitas yang dikerjakan bersama tim. Dalam perusahaan, komunikasi harus dikelola dengan baik agar semua aktivitas bisnis bisa terlaksana dengan minim kesalahan. Komunikasi yang baik juga bisa menciptakan motivasi kerja karyawan, lho! 

Mengambil Keputusan dengan Fakta

Total Quality Management (TQM) mengharuskan perusahaan untuk mengumpulkan data, yang nantinya data ini akan dianalisis secara menyeluruh. Data-data inilah yang merupakan fakta dan akhirnya menghasilkan suatu kebijakan atau keputusan. Data berupa fakta ini akan membuat manajemen dapat mengambil keputusan dengan tepat dan bisa dipertanggungjawabkan.

Baca juga: Capital Structure: Pengertian, Analisis, dan Contohnya

Penutup

Dari seluruh pembahasan di atas, bisa kita simpulkan Total Management Quality (TQM) mampu melahirkan banyak manfaat, baik yang berwujud maupun tidak berwujud. Sistem TQM yang baik di suatu perusahaan akan mendapatkan dukungan penuh dari semua elemen sumber dayanya.

Bagi kamu yang mempunyai bisnis, selain meningkatkan pelayanan pelanggan, kamu juga harus fokus dalam meningkatkan manajemen keuangan. Agar kamu bisa lebih mudah dalam melakukan manajemen keuangan, kamu bisa menggunakan aplikasi wirausaha all in one seperti aplikasi majoo.

Dengan menggunakan aplikasi majoo, kamu bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis secara mudah karena majoo mempunyai banyak fitur menarik yang akan membantu semua operasional bisnismu.

Tertarik? Tunggu apalagi? Yuk, coba majoo sekarang juga!